จะรวมเอกสารสองฉบับใน Sharepoint ได้อย่างไร

หากคุณเป็นผู้ใช้ SharePoint ที่กำลังมองหาวิธีผสานเอกสารสองฉบับ แสดงว่าคุณมาถูกที่แล้ว! ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงวิธีการผสานเอกสารสองฉบับใน SharePoint ให้สำเร็จ เราจะกล่าวถึงขั้นตอนที่จำเป็นในการรวมเอกสาร รวมถึงข้อดีและข้อเสียของกระบวนการนี้ ในตอนท้ายของบทความนี้ คุณจะมีความรู้ในการผสานเอกสารสองฉบับใน SharePoint ได้อย่างง่ายดาย เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย!

วิธีรวมเอกสารสองฉบับใน Sharepoint

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้ทีมสามารถจัดการ จัดเก็บ และแบ่งปันเอกสารและข้อมูลได้ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า และหนึ่งในคุณสมบัติคือความสามารถในการรวมเอกสารสองฉบับเข้าด้วยกัน การรวมเอกสารสองฉบับใน SharePoint เป็นกระบวนการง่ายๆ และบทความนี้จะอธิบายวิธีการดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงไลบรารีเอกสาร SharePoint

ขั้นตอนแรกในการรวมเอกสารสองฉบับใน SharePoint คือการเข้าถึงไลบรารีเอกสาร SharePoint ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณบนเว็บไซต์ SharePoint เมื่อคุณเข้าสู่ระบบแล้ว ให้ไปที่ไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการเข้าถึง จากนั้นคลิกที่แท็บเอกสาร

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเอกสารที่จะรวม

เมื่อคุณอยู่ในไลบรารีเอกสาร คุณจะต้องเลือกเอกสารที่คุณต้องการผสาน ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากเอกสารที่คุณต้องการรวม เมื่อคุณเลือกเอกสารแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มผสานที่ด้านล่างของหน้า

google แฮงเอาท์อิโมจิเคลื่อนไหวที่ซ่อนอยู่

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยันการผสาน

เมื่อคุณคลิกที่ปุ่มผสานแล้ว คุณจะพบกับหน้ายืนยัน หน้านี้จะแสดงรายการเอกสารที่คุณกำลังรวม และคุณจะต้องยืนยันว่าคุณต้องการดำเนินการต่อ เมื่อคุณยืนยันการผสานแล้ว SharePoint จะสร้างเอกสารใหม่ที่มีเนื้อหาที่รวมกันของเอกสารทั้งสอง

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบและบันทึกเอกสารที่ผสาน

เมื่อสร้างเอกสารที่ผสานแล้ว คุณจะต้องตรวจสอบเนื้อหาของเอกสาร เมื่อคุณพอใจกับเนื้อหาแล้ว คุณสามารถบันทึกเอกสารในไลบรารี SharePoint ของคุณได้ โดยคลิกที่ปุ่มบันทึกที่ด้านบนของหน้า ตอนนี้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารที่ผสานได้จากไลบรารี SharePoint ของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: แบ่งปันเอกสารที่ผสาน

เมื่อบันทึกเอกสารที่ผสานแล้ว คุณสามารถแชร์กับผู้ใช้รายอื่นได้ โดยคลิกที่ไอคอนแชร์ที่ด้านบนของหน้า นี่จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการแชร์เอกสารด้วย เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว คลิกแชร์เพื่อส่งเอกสารไปยังผู้ใช้ที่ระบุ

ขั้นตอนที่ 6: ลบเอกสารต้นฉบับ

เมื่อคุณแชร์เอกสารที่ผสานแล้ว คุณสามารถลบเอกสารต้นฉบับได้ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากเอกสารที่คุณต้องการลบ จากนั้นคลิกที่ตัวเลือกลบที่ด้านล่างของหน้า SharePoint จะแจ้งให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการลบเอกสาร เมื่อคุณยืนยันการลบแล้ว เอกสารจะถูกลบออกจากไลบรารี SharePoint ของคุณ

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบกิจกรรมเอกสาร

เมื่อคุณรวมและแบ่งปันเอกสารแล้ว คุณสามารถตรวจสอบกิจกรรมของเอกสารได้ โดยคลิกที่แท็บกิจกรรมที่ด้านบนของหน้า ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าที่แสดงกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เช่น ใครที่ดูหรือแก้ไขเอกสาร นี่เป็นวิธีที่ดีในการติดตามเอกสารและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้เอกสารตามที่ตั้งใจไว้

ขั้นตอนที่ 8: แก้ไขเอกสารที่ผสาน

หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่ผสาน คุณสามารถทำได้โดยคลิกปุ่มแก้ไขที่ด้านบนของหน้า ซึ่งจะเป็นการเปิดเอกสารในตัวแก้ไข ซึ่งคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงและบันทึกได้ เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว คลิกบันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร

ขั้นตอนที่ 9: การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร

การควบคุมเวอร์ชันเป็นวิธีที่ดีในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร โดยคลิกที่ปุ่มประวัติเวอร์ชันที่ด้านบนของหน้า จะเป็นการเปิดหน้าที่แสดงเอกสารทุกเวอร์ชันและวันที่สร้างเอกสาร นี่เป็นวิธีที่ดีในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสารเมื่อเวลาผ่านไป

ขั้นตอนที่ 10: เก็บถาวรเอกสาร

เมื่อคุณทำงานกับเอกสารที่ผสานเสร็จแล้ว คุณสามารถเก็บถาวรได้ โดยคลิกที่ปุ่มเก็บถาวรที่ด้านบนของหน้า เพื่อย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์ Archived ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ถูกลบหรือแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ คุณสามารถเข้าถึงเอกสารที่เก็บถาวรได้ตลอดเวลาโดยการนำทางไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรในไลบรารี SharePoint

คำถามที่พบบ่อยที่เกี่ยวข้อง

Sharepoint คืออะไร?

Sharepoint เป็นแพลตฟอร์มแอปพลิเคชันบนเว็บที่พัฒนาโดย Microsoft ใช้สำหรับการจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกัน รวมถึงการสร้างและการจัดการเว็บไซต์ เป็นเครื่องมืออันทรงพลังสำหรับธุรกิจในการจัดเก็บ จัดระเบียบ แบ่งปัน และเข้าถึงข้อมูลจากอุปกรณ์ใดๆ

Sharepoint ทำงานร่วมกับชุด Microsoft Office ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันในเอกสาร สเปรดชีต และการนำเสนอได้ นอกจากนี้ยังมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับการสร้างและจัดการเว็บไซต์ รวมถึงการจัดระเบียบและแบ่งปันเอกสาร

จะรวมเอกสารสองฉบับใน Sharepoint ได้อย่างไร

การรวมเอกสารสองฉบับใน Sharepoint เป็นเรื่องง่าย ขั้นแรก คุณควรเปิดเอกสารทั้งสองฉบับที่คุณต้องการรวมในหน้าต่างที่แยกจากกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารอยู่ในไลบรารีเดียวกัน จากนั้นเลือกเอกสารทั้งสอง คลิกขวาที่ส่วนที่เลือก แล้วเลือก Merge

หลังจากผสานเอกสารแล้ว คุณสามารถดูตัวอย่างเวอร์ชันที่ผสานเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง จากนั้นคุณสามารถบันทึกเอกสารที่ผสานหรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงได้หากคุณไม่ต้องการเก็บไว้ สุดท้าย คุณสามารถแชร์เอกสารที่ผสานกับทีมหรือเพื่อนร่วมงานของคุณได้

ประโยชน์ของการรวมเอกสารใน Sharepoint คืออะไร

การรวมเอกสารใน Sharepoint ให้ประโยชน์หลายประการ ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันในเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากสามารถรวมเอกสารสองฉบับเข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยจัดระเบียบเอกสารและทำให้สมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจตรงกัน นอกจากนี้ยังช่วยลดความจำเป็นในการใช้เอกสารเดียวกันหลายเวอร์ชัน ซึ่งอาจใช้เวลานานและทำให้เกิดความสับสน

การรวมเอกสารใน Sharepoint ยังช่วยให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้นและรับประกันความถูกต้อง ช่วยให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและเปลี่ยนแปลงเอกสารได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องเปรียบเทียบเวอร์ชันต่างๆ ด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังมอบวิธีง่ายๆ ในการอัปเดตเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ และรับประกันว่าทุกคนจะทำงานจากเวอร์ชันล่าสุด

การรวมเอกสารใน Sharepoint มีความปลอดภัยแค่ไหน?

การรวมเอกสารใน Sharepoint มีความปลอดภัย เอกสารทั้งหมดที่เก็บไว้ใน Sharepoint จะถูกเข้ารหัสและจัดเก็บไว้ในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าการอนุญาตเพื่อให้เฉพาะบางคนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงและดูเอกสารได้ นอกจากนี้ Sharepoint ยังมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การควบคุมเวอร์ชันและบันทึกการตรวจสอบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงและรับรองความถูกต้อง

นอกจากนี้ Sharepoint ยังมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้และการป้องกันข้อมูลสูญหาย ซึ่งช่วยปกป้องเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการใช้งานในทางที่ผิด นอกจากนี้ยังมีการป้องกันมัลแวร์เพื่อช่วยป้องกันซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารยังคงปลอดภัยและเป็นความลับเมื่อรวมเข้ากับ Sharepoint

ข้อ จำกัด ของการรวมเอกสารใน Sharepoint คืออะไร

ข้อจำกัดประการหนึ่งของการรวมเอกสารใน Sharepoint คือไม่สามารถรวมเอกสารจากไลบรารีต่างๆ ได้เสมอไป นอกจากนี้ อาจมีข้อจำกัดเกี่ยวกับประเภทของเอกสารที่สามารถรวมเข้าด้วยกัน เช่น เอกสาร PDF และ Word นอกจากนี้ การรวมเอกสารใน Sharepoint อาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับเอกสารขนาดใหญ่

นอกจากนี้ อาจเกิดปัญหาความเข้ากันได้เมื่อรวมเอกสารใน Sharepoint อาจเนื่องมาจากความแตกต่างในเวอร์ชันซอฟต์แวร์หรือปัญหาการจัดรูปแบบอื่นๆ สุดท้ายนี้ Sharepoint ไม่รองรับการรวมเอกสารจากแหล่งภายนอก เช่น Google Drive หรือ Dropbox

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรวมเอกสารใน Sharepoint คืออะไร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรวมเอกสารใน Sharepoint ได้แก่ การสำรองข้อมูลเอกสารก่อนทำการรวม การตั้งค่าสิทธิ์เพื่อควบคุมผู้ที่สามารถเข้าถึงเอกสาร และการใช้การควบคุมเวอร์ชันเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือต้องแสดงตัวอย่างเอกสารที่ผสานก่อนที่จะบันทึก เพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง

เมื่อรวมเอกสาร สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าสมาชิกในทีมทั้งหมดทำงานจากเวอร์ชันล่าสุด ท้ายที่สุด เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้เครื่องมือของบริษัทอื่นเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารเข้ากันได้ก่อนที่จะรวมเข้ากับ Sharepoint ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของปัญหาความเข้ากันได้และทำให้แน่ใจว่าเอกสารถูกรวมเข้าด้วยกันอย่างถูกต้อง

SharePoint ทำให้การรวมเอกสารสองฉบับเข้าด้วยกันเป็นเรื่องง่าย ด้วยการทำตามขั้นตอนง่ายๆ ที่สรุปไว้ในบทความนี้ คุณสามารถผสานเอกสารสองฉบับใน SharePoint ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายาม ทำให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นๆ ได้ ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถรวมเอกสารสองฉบับใน SharePoint ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว โดยไม่ต้องยุ่งยากกับการดาวน์โหลดและอัพโหลดไฟล์