วิธีใช้นโยบายการเก็บรักษากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Office 365

เมื่อพูดถึงการรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย สิ่งที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือนำนโยบายการเก็บรักษากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันไปใช้ใน Office 365 ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสม และคุณสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาเมื่อต้องการ ถึง. มีหลายวิธีในการตั้งค่านโยบายการเก็บรักษากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจตัวเลือกและวิธีการทำงาน สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือตัดสินใจว่าคุณต้องการเก็บข้อมูลประเภทใดและนานแค่ไหน มีข้อมูลหลักสองประเภทที่คุณสามารถเก็บไว้ได้: ข้อความและรายการ ข้อความเป็นประเภทข้อมูลทั่วไปที่ผู้คนต้องการเก็บไว้ คุณสามารถเก็บข้อความไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง หรือจะเก็บไว้ตลอดไปก็ได้ ไอเท็มหายาก แต่ก็มีความสำคัญพอๆ กัน รายการรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น รายการที่ติดต่อ รายการปฏิทิน และงาน คุณสามารถเก็บรายการไว้เป็นระยะเวลาหนึ่งหรือจะเก็บไว้ตลอดไปก็ได้ เมื่อคุณทราบประเภทข้อมูลที่คุณต้องการเก็บไว้ คุณต้องตัดสินใจว่าจะเก็บไว้นานแค่ไหน มีสามตัวเลือกหลัก: 1. เก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด 2. เก็บไว้ตลอดไป 3. ลบหลังจากระยะเวลาที่กำหนด แต่ละตัวเลือกมีข้อดีและข้อเสียในตัวของมันเอง ดังนั้นคุณต้องชั่งน้ำหนักให้ดีก่อนตัดสินใจ เมื่อคุณทราบว่าคุณต้องการเก็บข้อมูลประเภทใดและนานเท่าใด คุณต้องตั้งค่านโยบายการเก็บรักษาของคุณ มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจตัวเลือกและวิธีการทำงาน วิธีที่ดีที่สุดในการตั้งค่านโยบายการเก็บรักษาคือการใช้ตัวเลือกที่มีอยู่แล้วภายใน Office 365 โดยไปที่ศูนย์การจัดการ Office 365 แล้วคลิกแท็บ 'การปฏิบัติตามข้อกำหนด' จากนั้น คุณจะเห็นรายการตัวเลือกการปฏิบัติตามข้อกำหนด เลื่อนลงไปที่ส่วน 'การเก็บรักษา' และคลิกลิงก์ 'เพิ่มนโยบายการเก็บรักษา' การดำเนินการนี้จะนำคุณไปยังวิซาร์ดนโยบายการเก็บรักษา สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือตั้งชื่อนโยบายของคุณ จากนั้นคุณต้องเลือกประเภทข้อมูลที่คุณต้องการเก็บไว้และระยะเวลา คุณยังสามารถเลือกใช้นโยบายกับผู้ใช้ทั้งหมดหรือเฉพาะผู้ใช้บางคน เมื่อคุณทำการเลือกแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม 'บันทึก' นโยบายของคุณจะถูกนำไปใช้กับผู้ใช้ทั้งหมดที่คุณเลือก หากคุณต้องการใช้นโยบายกับผู้ใช้เฉพาะ คุณสามารถทำได้โดยไปที่แท็บ 'การปฏิบัติตามข้อกำหนด' ในศูนย์การจัดการ Office 365 และคลิกที่ลิงก์ 'การเก็บรักษา' จากนั้น คุณจะเห็นรายการนโยบายการเก็บรักษาทั้งหมดที่สร้างขึ้น ค้นหานโยบายที่คุณต้องการใช้กับผู้ใช้ที่ต้องการ และคลิกลิงก์ 'แก้ไข' เลื่อนลงไปที่ส่วน 'ขอบเขต' แล้วคลิกลิงก์ 'เพิ่มผู้ใช้' จากที่นั่น คุณสามารถเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการใช้นโยบายกับ เมื่อคุณทำการเลือกแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม 'บันทึก' นโยบายของคุณจะถูกนำไปใช้กับผู้ใช้ที่คุณเลือก

ถ้าคุณต้องการที่จะรู้ว่า วิธีใช้นโยบายการเก็บรักษากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ใน Office 365 จากนั้นอ่านโพสต์นี้ นโยบายการเก็บรักษาคือ คอลเลกชันแท็กการจัดเก็บ ซึ่งจะกำหนดวิธีการจัดเก็บโฟลเดอร์และแต่ละรายการ (เช่น อีเมลและข้อความเสียง) กล่องจดหมายทั่วไป ใน Office 365 ก่อนที่จะถูกเก็บหรือลบอย่างถาวร องค์กรธุรกิจจำนวนมากจำเป็นต้องจัดเก็บเนื้อหาของกล่องจดหมายในเชิงรุกด้วยเหตุผลด้านความสอดคล้อง นโยบายการเก็บรักษาช่วยให้คุณจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการสูญหายของข้อมูลที่อาจทำให้เกิดความยุ่งยากทางกฎหมาย

วิธีใช้นโยบายการเก็บรักษากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Office 365

เมื่อต้องการใช้นโยบายการเก็บข้อมูลกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน คุณต้องสร้างแท็กการเก็บข้อมูลและนโยบายการเก็บข้อมูลใหม่ แนบแท็กกับนโยบาย แล้วใช้นโยบายกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

Journaley

นั่นเป็นวิธีที่คุณสามารถทำได้ ใช้นโยบายการเก็บรักษากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Office 365 :

1. ลงชื่อเข้าใช้ EAC
2. สร้างแท็กการเก็บรักษาส่วนบุคคล
3. สร้างนโยบายการเก็บรักษาใหม่
4. แนบแท็กส่วนบุคคลกับนโยบายการเก็บรักษา
5. ใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

ลองดูที่รายละเอียดนี้

1] ลงชื่อเข้าใช้ EAC

ลงชื่อเข้าใช้ EAC (https://outlook.office365.com/ecp) โดยใช้ข้อมูลรับรองผู้ดูแลระบบของคุณ

driverfix ปลอดภัย

เคล็ดลับ: ใช้เบราว์เซอร์ของคุณในโหมดส่วนตัว/ไม่ระบุตัวตนเพื่อเข้าถึงบัญชีผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณ วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้เบราว์เซอร์เลือกข้อมูลรับรองปัจจุบันของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณไปที่ไซต์

2] สร้างแท็กที่เก็บข้อมูลส่วนตัว

แท็กการเก็บรักษาสามารถเป็นหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้ สาม ประเภท :

1. แท็กนโยบายเริ่มต้น (DPT) - ใช้กับกล่องจดหมายทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
2. แท็กนโยบายการเก็บรักษา (RPT) - นำไปใช้โดยอัตโนมัติกับโฟลเดอร์เริ่มต้น (กล่องจดหมาย ส่ง ฯลฯ) และ
3. วันพนักงาน – ใช้ด้วยตนเองโดยผู้ใช้กับแต่ละรายการและโฟลเดอร์

การใช้แท็กส่วนบุคคล คุณสามารถสร้างข้อยกเว้นสำหรับแท็กนโยบายเริ่มต้นหรือแท็กนโยบายการเก็บรักษา ตัวอย่างเช่น หาก DPT บอกให้ลบรายการทั้งหมดหลังจาก 5 ปี คุณสามารถสร้างข้อยกเว้นสำหรับ 'การแจ้งเตือน' ที่จะถูกลบหลังจาก 7 วันโดยใช้แท็กส่วนบุคคล

หากต้องการสร้างแท็กส่วนตัว ให้ทำตามคำแนะนำเหล่านี้:

1. กด การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของแผงควบคุม Exchange Admin Center
2. จากนั้นคลิกที่ แท็กการจัดเก็บ แท็บที่ด้านบนของหน้า
3. คุณจะเห็นรายการแท็กการเก็บรักษาที่มีอยู่ กดบน บวก (+) ไอคอนที่ด้านบนของรายการนี้
4. เลือก ผู้ใช้นำไปใช้กับรายการและโฟลเดอร์ (ส่วนตัว) ในรายการแบบหล่นลงที่ปรากฏขึ้น
5. ที่จะเข้ามา ชื่อ , การดำเนินการถือ และ อายุการเก็บรักษา สำหรับแท็กใน แท็กใหม่ที่ใช้โดยผู้ใช้กับรายการและโฟลเดอร์ (ส่วนตัว) หน้าต่าง.
6. คลิกที่ เก็บ ปุ่ม.

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถสร้างแท็กเพิ่มเติมที่จะแนบไปกับนโยบายกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของคุณ

โปรแกรมติดตั้ง nvidia ไม่สามารถใช้งานร่วมกับ windows เวอร์ชันนี้ต่อไปไม่ได้

อ่านเพิ่มเติม: Microsoft Office และ Microsoft 365 แตกต่างกันอย่างไร

3] สร้างนโยบายการเก็บรักษาใหม่

1. ไปที่ นโยบายการเก็บรักษา แท็บ ซึ่งปรากฏที่ด้านบนของหน้าการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบ คุณจะเห็นรายการนโยบายที่มีอยู่
2. คลิกที่ บวก (+) ไอคอนเพื่อสร้างนโยบายใหม่
3. ใส่ที่เหมาะสม ชื่อ สำหรับการเมือง
4. แนบหนึ่งแท็กขึ้นไปกับนโยบาย (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป)
5. คลิกที่ เก็บ ปุ่ม.

อ่านเพิ่มเติม: ติดตั้ง Group Policy Management Console ใน Windows 11/10 .

4] แนบแท็กส่วนบุคคลกับนโยบายการเก็บรักษา

1. ในหน้าต่างนโยบายการเก็บรักษา คลิกเครื่องหมายบวก (+) สิ่งนี้จะเปิดขึ้น เลือกแท็กการจัดเก็บ หน้าต่างแสดงรายการแท็กที่มีอยู่
2. เลือกแท็กส่วนบุคคลที่คุณสร้างขึ้นและคลิกที่ปุ่ม เพิ่ม ปุ่ม.
3. จากนั้นคลิกที่ ตกลง ปุ่ม.

5] ใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของบัญชีผู้ดูแลระบบ Exchange ให้คลิก ผู้รับ .
2. จากนั้นคลิกที่ ทั่วไป แท็บด้านบน คุณจะเห็นรายการที่มีอยู่ กล่องจดหมายทั่วไป .
3. ดับเบิลคลิก ในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่คุณต้องการใช้นโยบาย
4. กด คุณสมบัติกล่องจดหมาย ที่แผงด้านซ้าย
5. เลือกนโยบายโดยใช้ปุ่ม นโยบายการเก็บรักษา ตก.
6. คลิกที่ เก็บ ปุ่ม.

หมายเหตุ:

ลงชื่อเข้าใช้ pushbullet

1. เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถสร้างและใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมายที่แชร์ใน Office 365
2. หากต้องการใช้นโยบายการเก็บรักษา คุณต้องมีข้อมูลอย่างน้อย 10 MB ในกล่องจดหมายของคุณ
3. โดยปกตินโยบายการเก็บรักษาจะใช้เวลา 7 วันจึงจะมีผล
4. คุณสามารถสร้างแท็กการเก็บข้อมูลได้ตั้งแต่หนึ่งแท็กขึ้นไป แต่สามารถใช้นโยบายการเก็บข้อมูลกับกล่องจดหมายได้ครั้งละหนึ่งนโยบายเท่านั้น ดังนั้น เชื่อมโยงแท็กทั้งหมดที่คุณต้องการใช้กับกล่องจดหมายกับนโยบายการเก็บรักษาเดียว

เราสามารถใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้หรือไม่

ใช่. คุณสามารถใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้โดยใช้ คุณสมบัติกล่องจดหมาย ตัวเลือก. สามารถพบได้โดยการคลิกสองครั้งที่กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันภายใต้ ทั่วไป แท็บใน ผู้รับ ส่วนของ ก.บ.ภ. โปรดทราบว่าสามารถใช้นโยบายกับกล่องจดหมายได้ครั้งละหนึ่งนโยบายเท่านั้น ดังนั้น คุณต้องเชื่อมโยงแท็กที่จำเป็นทั้งหมดกับนโยบายเดียวที่คุณจะนำไปใช้กับกล่องจดหมาย

ฉันจะเปลี่ยนนโยบายการเก็บรักษาเริ่มต้นใน Office 365 ได้อย่างไร

ฉันจะใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมาย Office 365 ได้อย่างไร

คุณสามารถใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมายอย่างน้อยหนึ่งกล่องใน Office 365 โดยใช้ EAC . หากต้องการใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมายเดียว ให้ไปที่ ผู้รับ > กล่องจดหมาย . จากนั้นเลือกกล่องจดหมายที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม แก้ไข ไอคอนด้านบน กด ตู้จดหมาย ลักษณะเฉพาะ ซ้าย. เลือกนโยบายการเก็บรักษาจากรายการดรอปดาวน์แล้วคลิก เก็บ ปุ่ม. หากต้องการใช้นโยบายการเก็บรักษากับกล่องจดหมายหลายกล่อง ให้เลือกกล่องจดหมายหลายกล่องโดยใช้ กะ หรือ Ctrl สำคัญ. จากนั้นเลือก ตัวเลือกขั้นสูง > นโยบายการเก็บรักษา > รีเฟรช . จากนั้นเลือกกรมธรรม์ที่ต้องการใน กำหนดนโยบายการเก็บรักษาเป็นกลุ่ม และคลิกที่ เก็บ ปุ่ม.