วิธีจำกัดการแก้ไขเอกสารที่อัปโหลดใน Microsoft Teams

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านไอที มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อจำกัดการแก้ไขเอกสารที่อัปโหลดใน Microsoft Teams ด้วยการใช้เคล็ดลับง่ายๆ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณปลอดภัยจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ต้องการ

สิ่งแรกที่คุณสามารถทำได้คือตั้งค่าการอนุญาตสำหรับผู้ที่สามารถแก้ไขเอกสารได้ ซึ่งสามารถทำได้โดยไปที่การตั้งค่าเอกสารและเลือกผู้ที่สามารถแก้ไขเอกสารได้ เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้

อีกวิธีหนึ่งในการจำกัดการแก้ไขเอกสารคือการใช้เวอร์ชันเอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถบันทึกเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสาร แล้วควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเวอร์ชันใดได้บ้าง สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการให้แน่ใจว่ามีเพียงบางคนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงบางส่วนของเอกสารได้

สุดท้าย คุณสามารถใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อจำกัดการแก้ไขเอกสาร ซึ่งหมายความว่าเฉพาะผู้ที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่จะสามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารได้ นี่อาจเป็นตัวเลือกที่ดีถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่ามีเพียงบางคนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเอกสารได้

เมื่อใช้เคล็ดลับเหล่านี้ คุณสามารถจำกัดการแก้ไขเอกสารใน Microsoft Teams ได้อย่างง่ายดาย เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณปลอดภัยจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ต้องการ

เมื่อไหร่ก็ตามที่เจ้าของทีม เพิ่มสมาชิกในทีม Microsoft ของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแก้ไขและเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในแอป Microsoft Teams ได้ทันที รวมถึงการแก้ไขเอกสารที่อัปโหลด แต่ในบางกรณี เจ้าของแอป Teams ไม่ต้องการให้สมาชิกทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับไฟล์ที่อัปโหลด ในโพสต์นี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่า จำกัดการแก้ไขเอกสารที่อัพโหลดใน Microsoft Teams .

วิธีจำกัดการแก้ไขเอกสารที่อัปโหลดใน Microsoft Teams

มีสองวิธีในการจำกัดการแก้ไขเอกสารที่อัปโหลดใน Microsoft Teams

• สิทธิ์ในการแก้ไขเอกสารที่อัปโหลด
• แก้ไขสิทธิ์ขณะแชร์เอกสาร

คุณต้องเป็นเจ้าของทีมจึงจะทำได้

1] สิทธิ์ในการแก้ไขเอกสารที่โหลด

เพื่อป้องกันไม่ให้เพื่อนร่วมทีมของคุณลบและแก้ไขไฟล์ที่อัปโหลดในแอป Teams คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์ของเอกสารเป็น สำหรับดูเท่านั้น ตัวเลือก. วิธีนี้ใช้ได้หากคุณใช้ Microsoft Teams ในองค์กรธุรกิจของคุณด้วยการรวม Sharepoint

นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:

• เปิดแอป Teams ไปที่ Teams ในบานหน้าต่างด้านซ้าย > เลือกทีมและแชนเนลที่ต้องการ > คลิกแท็บไฟล์ > คลิกไฟล์ที่ต้องการ > เปิดใน SharePoint
• จากนั้นคลิกที่จุดสามจุดและเลือกจากรายการที่เสนอ การควบคุมการเข้าถึง . จากรายชื่อผู้เข้าร่วมปัจจุบัน ให้เลือกผู้เข้าร่วมที่คุณต้องการป้องกันไม่ให้แก้ไขหรือลบไฟล์
• หลังจากเลือกผู้เข้าร่วมแล้ว ให้คลิกที่ตัวเลือก ดูได้ (ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้) ซึ่งอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมที่เลือกสามารถดูและอ่านเอกสารได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้

2] แก้ไขสิทธิ์การเข้าถึงขณะแชร์เอกสาร

บางครั้งไฟล์ของทีมที่อัปโหลดไปยังกลุ่ม Teams Chat สามารถแก้ไขได้โดยเจ้าของไฟล์เท่านั้น เมื่อเพิ่มบุคคลในการแชท สิทธิ์จะไม่ถูกตั้งค่าทันทีอย่างที่ควรจะเป็น แต่ Teams จะล่าช้า ทันทีที่มีคนเปิดเอกสาร ทุกคนจะถูกบล็อก

• ไปที่ 'ไฟล์' และคลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ในการแก้ไข
• คลิก 'เปิดใน' จากนั้นเลือกตัวเลือกใดก็ได้ (เปิดในเบราว์เซอร์ Teams หรือแอป)
• ที่มุมขวาบน คลิกที่ แบ่งปัน ปุ่ม จากนั้นคลิกลิงก์แชร์
• หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น คลิกที่ลิงค์ที่ระบุว่า ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถแก้ไขได้
• การตั้งค่าลิงก์จะเปิดหน้าต่างใหม่ดังภาพด้านล่าง คุณสามารถเลือกวิธีการควบคุมการเข้าถึงไฟล์จากรายการแล้วคลิก นำมาใช้ .
• อย่าลืมเปลี่ยนสิทธิ์แก้ไขในส่วน 'การตั้งค่าอื่นๆ' คุณยังมีตัวเลือกในการบล็อกการดาวน์โหลดไฟล์หากคุณต้องการควบคุมในภายหลัง

บทสรุป

ถ้าสมาชิกจากภายนอกบริษัทของคุณเข้าร่วมแอป Teams ของคุณ คุณสามารถจำกัดสิทธิ์ของพวกเขาได้ เพื่อไม่ให้พวกเขาลบหรือแก้ไขโฟลเดอร์และไฟล์ที่คุณเพิ่ม

ดังนั้น จากบทความนี้ คุณสามารถเข้าใจว่าเป็นไปได้ที่จะจำกัดการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams บางราย และจำเป็นต้องมีการจัดการสิทธิ์เพิ่มเติมในไลบรารีเอกสาร Microsoft SharePoint ที่ Teams ใช้ ฉันหวังว่าขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย!

สมาชิกในทีมสามารถอัปโหลดไฟล์ได้หรือไม่

ใช่. ถ้าไฟล์พร้อมใช้งานบนอุปกรณ์ของคุณ คุณสามารถแชร์ใน Teams กับผู้ใช้รายอื่นได้ มีสองวิธีในการแชร์ไฟล์ในข้อความแชท: โดยการส่งไฟล์เอง หรือโดยการส่งลิงก์ไปยังไฟล์ในหน้าต่างแชท

เปิดหรือปิดไอคอนระบบ windows 10

แบ่งปันไฟล์ในการแชทเดี่ยวหรือกลุ่ม: ใต้กล่องข้อความที่คุณเขียนข้อความ ให้คลิก แนบไฟล์เลือก . จากนั้นเลือก หนึ่งแผ่น หรือ ดาวน์โหลดจากพีซีของฉัน (ขึ้นอยู่กับว่าไฟล์อยู่ที่ไหน) เลือก แบ่งปัน หรือ เปิด หลังจากเลือกไฟล์.

แชร์ไฟล์กับทีมของคุณในช่อง: ในช่องที่คุณกำลังเขียนข้อความ ให้คลิกปุ่ม 'เลือกไฟล์' และเลือกหนึ่งในนั้น คลิก ล่าสุด เลือกไฟล์ที่คุณเพิ่งเปิดแล้วคลิก ดาวน์โหลดสำเนา . หากต้องการเลือกจากไฟล์ทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงใน Teams ให้เลือก ภาพรวมของคำสั่งและช่องสัญญาณ แล้วคลิก ดาวน์โหลดสำเนา หรือแชร์ลิงค์ ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่บันทึกไฟล์ ให้เลือก OneDrive หรือ ดาวน์โหลดจากคอมพิวเตอร์ของฉัน จากนั้นเลือก ดาวน์โหลดสำเนา หรือ เปิด . คุณยังสามารถเลือก ดาวน์โหลด บนแท็บไฟล์

ฉันสามารถสร้างไฟล์แบบอ่านอย่างเดียวใน Teams ได้หรือไม่

คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์ผ่าน Sharepoint หรือสิทธิ์ในเอกสารแอป Teams คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณเพิ่มสมาชิก เขาไม่ใช่เจ้าของกลุ่ม แต่เป็นสมาชิกหรือแขกของกลุ่ม