จะแท็กเอกสารใน Sharepoint Office 365 ได้อย่างไร

คุณกำลังมองหาวิธีจัดระเบียบเอกสารของคุณใน SharePoint Office 365 หรือไม่? การแท็กเอกสารเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบเอกสารของคุณ และช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณต้องการ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 และวิธีเริ่มต้นใช้งาน อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือองค์กรที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังนี้

• เปิดไลบรารี SharePoint ที่มีเอกสาร
• เลือกเอกสารที่คุณต้องการแท็ก
• คลิกไอคอน 'แท็กเอกสาร'
• พิมพ์แท็กที่คุณต้องการเพิ่มลงในเอกสาร
• คลิกปุ่ม 'บันทึก' เพื่อบันทึกแท็ก

วิธีแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365

การแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการจัดการเอกสารของคุณ และรับรองว่าเอกสารจะค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย ด้วยกลยุทธ์การติดแท็กที่เหมาะสม ผู้ใช้สามารถค้นหาและค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย บทความนี้จะให้ภาพรวมโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365

การแท็กเอกสารคืออะไร?

การติดแท็กเอกสารเป็นกระบวนการในการกำหนดคำสำคัญหรือแท็กให้กับเอกสารเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบ โดยทั่วไปแท็กจะใช้เพื่ออธิบายเนื้อหา วัตถุประสงค์ และผู้ชมของเอกสาร ช่วยให้ค้นหาและเรียกข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก และต้องการวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบเอกสาร

ประโยชน์ของการแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365

การแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 มีประโยชน์หลายประการ เช่น:

• การจัดระเบียบที่ดีขึ้น: การแท็กเอกสารช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและเรียกค้นเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
• ผลผลิตที่ได้รับการปรับปรุง: การทำให้ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น จะช่วยลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสารได้
• การรักษาความปลอดภัยขั้นสูง: ด้วยกลยุทธ์การติดแท็กที่เหมาะสม ผู้ใช้จะมั่นใจได้มากขึ้นว่าเอกสารสำคัญจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย

วิธีแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365

การแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 เป็นกระบวนการที่ไม่ซับซ้อนซึ่งสามารถทำให้เสร็จสิ้นได้ในไม่กี่ขั้นตอน คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณเริ่มต้น:

• ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบบัญชี SharePoint ของคุณ
• ขั้นตอนที่ 2: เปิดไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการแท็กเอกสาร
• ขั้นตอนที่ 3: เลือกเอกสารที่คุณต้องการแท็ก
• ขั้นตอนที่ 4: คลิกตัวเลือกแท็กและบันทึกย่อบนเมนูริบบิ้น
• ขั้นตอนที่ 5: ป้อนแท็กที่คุณต้องการกำหนดให้กับเอกสาร
• ขั้นตอนที่ 6: คลิกบันทึกเพื่อบันทึกแท็ก
• ขั้นตอนที่ 7: ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับแต่ละเอกสารที่คุณต้องการแท็ก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365

เมื่อแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้:

ปิดการแจ้งเตือน Google ปฏิทิน

• สร้างระบบการติดแท็กที่สอดคล้องกัน: สร้างระบบการติดแท็กที่ได้มาตรฐานซึ่งง่ายต่อการเข้าใจและใช้งาน
• ใช้แท็กที่ชัดเจนและสื่อความหมาย: ใช้แท็กที่อธิบายเนื้อหา วัตถุประสงค์ และผู้ชมของเอกสารอย่างชัดเจนและถูกต้อง
• อัปเดตแท็กให้ทันสมัยอยู่เสมอ: ตรวจสอบและอัปเดตแท็กเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าแท็กมีความเกี่ยวข้องและถูกต้อง
• ตรวจสอบความปลอดภัยที่เหมาะสม: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงและแก้ไขแท็ก

วิธีใช้แท็กใน SharePoint Office 365

เมื่อเอกสารถูกแท็กแล้ว ผู้ใช้สามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถในการค้นหาและการกรองใน SharePoint Office 365 ได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถใช้ตัวเลือกกรองตามแท็กเพื่อค้นหาตำแหน่งเอกสารที่มีแท็กเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถใช้ตัวเลือกค้นหาตามแท็กเพื่อค้นหาเอกสารที่มีคำสำคัญหรือวลีบางอย่างได้

วิธีจัดการแท็กใน SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการแท็กและรับประกันว่าแท็กจะยังคงจัดระเบียบและเป็นข้อมูลล่าสุด ในการจัดการแท็ก ผู้ใช้สามารถใช้ตัวเลือกจัดการแท็กในเมนูริบบัว ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้สามารถสร้าง แก้ไข และลบแท็กได้ตามต้องการ

วิธีดูแท็กใน SharePoint Office 365

หากต้องการดูแท็กใน SharePoint Office 365 ผู้ใช้สามารถใช้ตัวเลือกดูแท็กในเมนู Ribbon ซึ่งจะเป็นการเปิดรายการแท็กทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ทำให้สามารถดูและแก้ไขแท็กได้อย่างรวดเร็วตามต้องการ

บทสรุป

การแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงการจัดการเอกสารและรับรองว่าเอกสารจะค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย ด้วยการสละเวลาในการใช้กลยุทธ์การแท็กและปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการแท็ก ผู้ใช้สามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถในการค้นหาและการกรองใน SharePoint Office 365 เพื่อค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

คำถามที่พบบ่อยที่เกี่ยวข้อง

การแท็ก SharePoint คืออะไร

การแท็ก SharePoint เป็นกระบวนการในการเพิ่มป้ายกำกับหรือแท็กลงในเอกสารเพื่อจัดประเภทและจัดระเบียบ แท็กเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารและเนื้อหาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือโครงการเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพิ่มแท็กลงในเอกสารได้ด้วยตนเอง หรือสามารถเพิ่มแท็กลงในเอกสารได้โดยอัตโนมัติด้วย SharePoint เอง แท็กยังสามารถแชร์บนไซต์ SharePoint หลายแห่ง ทำให้ค้นหาและค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น

การแท็ก SharePoint ยังช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ใช้กับเนื้อหาอีกด้วย ด้วยการอนุญาตให้ผู้ใช้ค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับความสนใจของตนได้อย่างรวดเร็ว พวกเขามีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมและอยู่ในไซต์ได้นานขึ้น สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การยอมรับของผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้นของ SharePoint และประสบการณ์ผู้ใช้ที่ได้รับการปรับปรุงโดยรวม

ฉันจะแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 ได้อย่างไร

การแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 เป็นเรื่องง่าย ในไลบรารีเอกสาร ให้เลือกเอกสารที่คุณต้องการแท็ก จากนั้นคลิกที่ไอคอนแท็กและบันทึกย่อใน Ribbon นี่จะเป็นการเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถป้อนแท็กที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถเพิ่มแท็กได้หลายแท็กในแต่ละเอกสาร และทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารจะมองเห็นแท็กเหล่านี้ได้

เมื่อเพิ่มแท็กแล้ว จะสามารถใช้เพื่อค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องในไลบรารีได้อย่างรวดเร็ว หากต้องการค้นหาเอกสารที่มีแท็กเฉพาะ เพียงป้อนชื่อแท็กในช่องค้นหา SharePoint จะแสดงรายการเอกสารทั้งหมดที่มีแท็กนั้น ช่วยให้ค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือโครงการเฉพาะได้ง่ายขึ้น

วิธียกเลิกการสมัครจาก office 365

การแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 มีประโยชน์อย่างไร

การแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 มีประโยชน์หลายประการ ประการแรก ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารและเนื้อหาที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารหลายฉบับด้วยตนเอง

ประการที่สอง การแท็กเอกสารยังช่วยปรับปรุงการมีส่วนร่วมของผู้ใช้อีกด้วย ด้วยการอนุญาตให้ผู้ใช้ค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาจึงมีแนวโน้มที่จะอยู่ในไซต์ได้นานขึ้นและมีส่วนร่วมกับเนื้อหามากขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มการยอมรับของผู้ใช้ของ SharePoint และปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้โดยรวม สุดท้ายนี้ การแท็กเอกสารยังช่วยจัดระเบียบเอกสารและเนื้อหา ทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

ฉันจะจัดการแท็กใน SharePoint Office 365 ได้อย่างไร

การจัดการแท็กใน SharePoint Office 365 เป็นเรื่องง่าย ในการจัดการแท็ก ให้เปิดไลบรารีที่คุณต้องการจัดการแท็ก จากนั้นคลิกที่ไอคอนแท็กและบันทึกย่อใน Ribbon นี่จะเป็นการเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถดู เพิ่ม และลบแท็กได้ คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อแท็กที่มีอยู่และเพิ่มบันทึกลงในแต่ละแท็กได้

นอกจากนี้ คุณสามารถดูรายการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแต่ละแท็กได้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือโครงการเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถเพิ่มแท็กลงในเอกสารได้จากหน้าต่างนี้ ทำให้เพิ่มแท็กลงในเอกสารหลายชุดในคราวเดียวได้ง่ายขึ้น

ฉันสามารถแชร์แท็กข้ามไซต์ SharePoint หลายแห่งได้หรือไม่

ใช่ คุณสามารถแชร์แท็กบนไซต์ SharePoint หลายแห่งได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เปิดไลบรารีที่คุณต้องการแชร์แท็ก จากนั้นคลิกที่ไอคอนแท็กและบันทึกย่อใน Ribbon นี่จะเป็นการเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถดู เพิ่ม และลบแท็กได้

หากต้องการแชร์แท็ก ให้คลิกที่ปุ่มแชร์ถัดจากแท็ก ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถเลือกไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการแชร์แท็กด้วย เมื่อคุณเลือกไซต์แล้ว คลิกแชร์เพื่อแชร์แท็กกับไซต์เหล่านั้น ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือโครงการบางอย่างได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่บนไซต์ SharePoint ใดก็ตาม

ฉันสามารถติดแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 โดยอัตโนมัติได้หรือไม่

ใช่ คุณสามารถแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 ได้โดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เปิดไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มแท็ก จากนั้นคลิกที่ไอคอนแท็กและบันทึกย่อใน Ribbon นี่จะเป็นการเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถดู เพิ่ม และลบแท็กได้

บริการป้องกันมัลแวร์หน่วยความจำสูงที่ปฏิบัติการได้

เมื่อคุณสร้างแท็กที่คุณต้องการใช้แล้ว คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การติดแท็กอัตโนมัติได้ เวิร์กโฟลว์นี้จะเพิ่มแท็กลงในเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อมีการอัพโหลดหรือแก้ไข ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการติดป้ายกำกับและจัดระเบียบอย่างเหมาะสมอยู่เสมอ สามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติให้ทำงานตามกำหนดเวลาหรือทริกเกอร์โดยเหตุการณ์เฉพาะได้

การแท็กเอกสารใน SharePoint Office 365 เป็นวิธีที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อในการจัดระเบียบและค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน คุณก็สามารถตั้งค่าแท็กและนำไปใช้กับเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถช่วยทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้น ทั้งยังช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนในสำนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ด้วย SharePoint Office 365 คุณสามารถทำให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่าย