วิธีการใช้รหัสผ่านป้องกันโฟลเดอร์ Sharepoint?

คุณกำลังมองหาวิธีที่ง่ายและปลอดภัยในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณในโฟลเดอร์ SharePoint หรือไม่? การป้องกันด้วยรหัสผ่านเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรักษาไฟล์และเอกสารสำคัญของคุณให้ปลอดภัยจากการเข้าถึงที่ไม่พึงประสงค์ ในบทความนี้ เราจะหารือถึงวิธีการใช้รหัสผ่านป้องกันโฟลเดอร์ SharePoint และขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณยังคงปลอดภัย นอกจากนี้เรายังจะหารือเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างและจัดการรหัสผ่านที่คาดเดายากสำหรับโฟลเดอร์ SharePoint ของคุณ ในตอนท้ายของบทความนี้ คุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรหัสผ่านเพื่อป้องกันโฟลเดอร์ SharePoint ของคุณอย่างมั่นใจ

ขั้นตอนในการใช้รหัสผ่านป้องกันโฟลเดอร์ SharePoint:

• เข้าสู่ระบบไซต์ SharePoint และเปิดโฟลเดอร์ที่คุณต้องการป้องกัน
• เลือกปุ่ม 'การตั้งค่า' (ไอคอนรูปเฟือง) และเลือก 'แชร์กับ'
• เลือกแท็บ 'ขั้นสูง' และเลือก 'หยุดการสืบทอดสิทธิ์'
• เลือก 'ลบสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกัน' เพื่อลบสิทธิ์ที่มีอยู่ทั้งหมด
• เลือก 'ให้สิทธิ์' และคลิก 'แสดงตัวเลือก'
• เลือก 'ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้ใหม่' และป้อนชื่อผู้ใช้หรือกลุ่มที่คุณต้องการให้สิทธิ์
• เลือกประเภทการเข้าถึงที่คุณต้องการให้กับผู้ใช้ (เช่น อ่าน มีส่วนร่วม ฯลฯ)
• เลือก 'สร้าง' เพื่อบันทึกการอนุญาต

โฟลเดอร์ Sharepoint ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านคืออะไร

โฟลเดอร์ Sharepoint ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านคือโฟลเดอร์ที่มีการรักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ โฟลเดอร์ประเภทนี้ใช้เพื่อเก็บข้อมูลหรือเอกสารที่ละเอียดอ่อนซึ่งบุคคลทั่วไปไม่ควรเห็น นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงบางคนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์บางอย่างได้

แนะนำการดำเนินการของศูนย์รักษาความปลอดภัย windows Defender

โดยทั่วไปแล้วโฟลเดอร์ Sharepoint ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านจะใช้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ในสถานการณ์ส่วนตัวที่บุคคลอาจต้องการเก็บไฟล์หรือเอกสารบางอย่างไว้เป็นส่วนตัว

วิธีป้องกันรหัสผ่านโฟลเดอร์ Sharepoint

ขั้นตอนที่ 1: ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Sharepoint ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

ขั้นตอนที่ 3: คลิกปุ่มจัดการที่อยู่ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนที่ 4: เลือกการอนุญาตจากเมนูแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนที่ 5: เลือกเพิ่มผู้ใช้จากเมนูระดับสิทธิ์

ขั้นตอนที่ 6: ป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับผู้ใช้ที่คุณต้องการเพิ่ม

อะไรคือสิ่งที่ใช้ในการเข้ารหัสไฟล์เมื่อใช้ระบบไฟล์เข้ารหัส (efs)?

ขั้นตอนที่ 7: คลิกบันทึกเพื่อบันทึกผู้ใช้และรหัสผ่าน

ขั้นตอนที่ 8: เลือกการป้องกันด้วยรหัสผ่านจากเมนูระดับสิทธิ์

ขั้นตอนที่ 9: ป้อนรหัสผ่านที่ต้องการในช่องรหัสผ่าน

ขั้นตอนที่ 10: คลิกบันทึกเพื่อบันทึกรหัสผ่าน

ประโยชน์ของการป้องกันด้วยรหัสผ่านโฟลเดอร์ Sharepoint

รหัสผ่านที่ป้องกันโฟลเดอร์ Sharepoint ให้ประโยชน์หลายประการ เช่น:

• การรักษาความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น: การป้องกันด้วยรหัสผ่านโฟลเดอร์ทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เก็บไว้ภายในโฟลเดอร์ได้
• การปกป้องข้อมูล: ด้วยการรักษาความปลอดภัยโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่าน คุณสามารถปกป้องข้อมูลที่เก็บไว้ภายในโฟลเดอร์ไม่ให้ถูกเข้าถึงโดยผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต
• ความง่ายในการเข้าถึง: ด้วยการมีรหัสผ่าน ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องป้อนรหัสผ่านที่ยาวและซับซ้อนในแต่ละครั้ง

บทสรุป

รหัสผ่านที่ป้องกันโฟลเดอร์ Sharepoint อาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารที่ละเอียดอ่อน เมื่อทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณจะสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านใน Sharepoint ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

คำถามที่พบบ่อย

Sharepoint คืออะไร?

Sharepoint เป็นแพลตฟอร์มบนเว็บที่พัฒนาโดย Microsoft ซึ่งได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ จัดการไฟล์และเอกสารของตน โดยให้วิธีที่ปลอดภัยและเป็นระเบียบในการจัดเก็บ แบ่งปัน และทำงานร่วมกันในเอกสารและเนื้อหาอื่นๆ Sharepoint ยังมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดการเวิร์กโฟลว์ การกำกับดูแลข้อมูล และการรายงาน

Sharepoint ถูกใช้อย่างกว้างขวางในธุรกิจและองค์กรสำหรับการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และการจัดการเนื้อหา สามารถใช้สำหรับการแชร์เอกสาร การจัดการงาน การจัดการโครงการ และอื่นๆ อีกมากมาย

ฉันจะป้องกันรหัสผ่านโฟลเดอร์ Sharepoint ได้อย่างไร

ในการป้องกันรหัสผ่านโฟลเดอร์ Sharepoint คุณจะต้องเปิดใช้งานการอนุญาตระดับโฟลเดอร์ ซึ่งสามารถทำได้โดยไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่านและเลือกการแชร์จากเมนูการตั้งค่า จากตรงนั้น คุณสามารถเลือกแก้ไข แล้วทำเครื่องหมายที่ช่องต้องลงชื่อเข้าใช้ หลังจากนี้ คุณสามารถป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับผู้ใช้ที่คุณต้องการปกป้องโฟลเดอร์ได้

เมื่อคุณเปิดใช้งานสิทธิ์ระดับโฟลเดอร์แล้ว คุณยังสามารถตั้งค่ามาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมได้ ซึ่งรวมถึงการตั้งค่าการอนุมัติเนื้อหา การตั้งค่าความปลอดภัยระดับรายการ และการตั้งค่าการเข้าถึงที่ปลอดภัยจากเครือข่ายภายนอก มาตรการทั้งหมดเหล่านี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าเนื้อหาของโฟลเดอร์ Sharepoint มีความปลอดภัยและมีเพียงผู้ใช้ที่คุณให้สิทธิ์ในการเข้าถึงเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้

ฉันจะแชร์โฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านได้อย่างไร

เมื่อคุณมีรหัสผ่านป้องกันโฟลเดอร์ใน Sharepoint แล้ว คุณสามารถแชร์กับผู้ใช้รายอื่นได้ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ และเลือกแชร์จากเมนูการตั้งค่า จากนั้น คุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย ผู้ใช้จะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังโฟลเดอร์

เมื่อผู้ใช้คลิกลิงก์ ระบบจะขอให้ผู้ใช้ป้อนรหัสผ่านที่คุณตั้งไว้เมื่อคุณเปิดใช้งานสิทธิ์ระดับโฟลเดอร์ เมื่อป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องแล้ว พวกเขาจะสามารถเข้าถึงเนื้อหาของโฟลเดอร์ได้ สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าผู้ใช้จะสามารถดูและแก้ไขเนื้อหาของโฟลเดอร์ได้ก็ต่อเมื่อได้รับสิทธิ์ที่จำเป็นเท่านั้น

ฉันสามารถจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบางคนได้หรือไม่?

ได้ คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบางคนในโฟลเดอร์ Sharepoint ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องตั้งค่าสิทธิ์เฉพาะสำหรับผู้ใช้แต่ละคน ซึ่งสามารถทำได้โดยไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการจำกัดการเข้าถึง และเลือกการแชร์จากเมนูการตั้งค่า จากตรงนั้น คุณสามารถเลือกแก้ไข จากนั้นเลือกกล่องสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำ

ปิด bitlocker

เมื่อคุณเปิดใช้งานการอนุญาตเฉพาะแล้ว คุณสามารถเพิ่มหรือลบผู้ใช้ออกจากโฟลเดอร์ได้ คุณยังสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้แต่ละคนได้ เช่น ดู แก้ไข หรือควบคุมทั้งหมด ด้วยการตั้งค่าการอนุญาตเฉพาะ คุณสามารถมั่นใจได้ว่ามีเพียงบางคนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเนื้อหาของโฟลเดอร์ได้

ฉันจะลบรหัสผ่านออกจากโฟลเดอร์ Sharepoint ได้อย่างไร

หากต้องการลบรหัสผ่านออกจากโฟลเดอร์ Sharepoint คุณจะต้องปิดใช้งานสิทธิ์ระดับโฟลเดอร์ ซึ่งสามารถทำได้โดยไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการลบรหัสผ่านและเลือกการแชร์จากเมนูการตั้งค่า จากตรงนั้น คุณสามารถเลือกแก้ไข จากนั้นยกเลิกการเลือกช่องต้องลงชื่อเข้าใช้

เมื่อลบรหัสผ่านแล้ว โฟลเดอร์นั้นจะไม่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านอีกต่อไป อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าโฟลเดอร์ดังกล่าวจะยังคงปรากฏให้เห็นแก่ผู้ใช้ทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึง หากคุณต้องการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์เฉพาะหรือตั้งค่าความปลอดภัยระดับรายการได้

ด้วยการทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในบทความนี้ คุณสามารถใช้รหัสผ่านป้องกันโฟลเดอร์ Sharepoint ได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณให้ปลอดภัยและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่ายที่ไม่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคมากนักและสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย ในขณะที่ยังช่วยให้คุณแชร์โฟลเดอร์กับผู้อื่นได้