คุณกำลังมองหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารใน SharePoint Online หรือไม่? การตั้งค่าเทมเพลตไลบรารีเอกสารเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นใช้งาน SharePoint เนื่องจากมีวิธีจัดเก็บและจัดการไฟล์แบบกำหนดเองและใช้งานง่าย ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีการสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน SharePoint Online เพื่อให้คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากไลบรารีเอกสารของคุณ
การสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online:
- ไปที่ Sharepoint Online และคลิกที่ปุ่ม 'ใหม่'
- เลือก 'ไลบรารีเอกสาร' จากรายการเทมเพลต
- กรอกชื่อห้องสมุด
- เพิ่มคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง
- เลือกตัวเลือก 'ขั้นสูง' จาก Ribbon
- ป้อน URL สำหรับเทมเพลตแล้วคลิก 'ตกลง'
- บันทึกเทมเพลต
mbox ที่ดีที่สุด
จะสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online ได้อย่างไร
การสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการรับประกันว่าเอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวกันและได้รับการจัดระเบียบ ด้วยการสร้างเทมเพลต คุณสามารถใช้รูปแบบและการตั้งค่าเดียวกันซ้ำสำหรับไลบรารีเอกสารหลายรายการได้อย่างง่ายดาย กระบวนการนี้ง่ายและตรงไปตรงมา และสามารถทำได้ภายในไม่กี่นาที
ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงบัญชี SharePoint Online ของคุณ
เมื่อต้องการสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน SharePoint Online คุณต้องมีบัญชี SharePoint Online ก่อน คุณสามารถสร้างบัญชีได้ฟรีโดยไปที่เว็บไซต์ Microsoft เมื่อคุณสร้างบัญชีแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงบัญชีของคุณและเริ่มสร้างและจัดการไลบรารีเอกสารของคุณได้
ขั้นตอนที่ 2: สร้างไลบรารีเอกสารใหม่
เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี SharePoint Online แล้ว คุณจะต้องสร้างไลบรารีเอกสารใหม่ ซึ่งสามารถทำได้โดยคลิกปุ่มสร้างที่มุมขวาบนของหน้า คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนชื่อไลบรารีเอกสาร และคุณสามารถเลือกเทมเพลตได้หากต้องการ เมื่อคุณป้อนชื่อและเลือกเทมเพลตแล้ว ให้คลิกปุ่มสร้างเพื่อสร้างไลบรารีเอกสาร
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดการตั้งค่าไลบรารีเอกสาร
เมื่อคุณสร้างไลบรารีเอกสารแล้ว คุณจะต้องกำหนดการตั้งค่า คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ตัวเลือกการตั้งค่าในเมนูด้านซ้าย จากที่นี่ คุณจะสามารถกำหนดการตั้งค่าของไลบรารีเอกสารได้ เช่น ประเภทเนื้อหาเริ่มต้น โครงสร้างโฟลเดอร์เริ่มต้น และตัวเลือกอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4: สร้างเทมเพลต
เมื่อคุณกำหนดการตั้งค่าไลบรารีเอกสารแล้ว คุณจะสามารถสร้างเทมเพลตได้ โดยคลิกที่ตัวเลือกเทมเพลตในเมนูด้านซ้าย จากที่นี่ คุณจะสามารถเลือกไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการสร้างเทมเพลต จากนั้นคลิกปุ่มสร้างเทมเพลต คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนชื่อเทมเพลต จากนั้นคุณสามารถคลิกปุ่มสร้างเพื่อสร้างเทมเพลตได้
ขั้นตอนที่ 5: กำหนดเทมเพลตให้กับไลบรารีเอกสาร
เมื่อคุณสร้างเทมเพลตแล้ว คุณจะต้องกำหนดเทมเพลตให้กับไลบรารีเอกสาร โดยคลิกตัวเลือกเทมเพลตในเมนูด้านซ้าย จากนั้นคลิกเทมเพลตที่คุณต้องการกำหนด จากนั้นคุณจะสามารถกำหนดเทมเพลตให้กับไลบรารีเอกสารได้โดยคลิกปุ่มกำหนด
ขั้นตอนที่ 6: ทดสอบเทมเพลต
เมื่อคุณกำหนดเทมเพลตให้กับไลบรารีเอกสารแล้ว คุณจะต้องทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าเทมเพลตทำงานอย่างถูกต้อง คุณสามารถทำได้โดยการสร้างไลบรารีเอกสารใหม่โดยใช้เทมเพลต จากนั้นทดสอบการตั้งค่าและคุณลักษณะของไลบรารีเอกสาร หากเทมเพลตทำงานอย่างถูกต้อง คุณจะสามารถใช้เทมเพลตนั้นกับไลบรารีเอกสารอื่นต่อไปได้
ขั้นตอนที่ 7: เผยแพร่เทมเพลต
เมื่อคุณทดสอบเทมเพลตแล้ว คุณจะต้องเผยแพร่เพื่อให้ผู้ใช้รายอื่นสามารถเข้าถึงได้ โดยคลิกตัวเลือกเทมเพลตในเมนูด้านซ้ายมือ จากนั้นคลิกเทมเพลตที่คุณต้องการเผยแพร่ จากนั้นคุณจะสามารถคลิกปุ่มเผยแพร่เพื่อเผยแพร่เทมเพลตได้
ขั้นตอนที่ 8: แบ่งปันเทมเพลต
เมื่อคุณเผยแพร่เทมเพลตแล้ว คุณจะต้องแชร์กับผู้ใช้รายอื่น โดยคลิกตัวเลือกเทมเพลตในเมนูด้านซ้าย จากนั้นคลิกเทมเพลตที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นคุณจะสามารถคลิกปุ่มแชร์เพื่อแชร์เทมเพลตกับผู้ใช้รายอื่นได้
ขั้นตอนที่ 9: จัดการเทมเพลต
เมื่อคุณแชร์เทมเพลตแล้ว คุณจะต้องจัดการเทมเพลตนั้น โดยคลิกตัวเลือกเทมเพลตในเมนูด้านซ้ายมือ จากนั้นคลิกเทมเพลตที่คุณต้องการจัดการ จากนั้นคุณจะสามารถคลิกปุ่มจัดการเพื่อจัดการเทมเพลตและทำการเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 10: ตรวจสอบการใช้งานเทมเพลต
เมื่อคุณแชร์และจัดการเทมเพลตแล้ว คุณจะต้องตรวจสอบการใช้งาน โดยคลิกตัวเลือกเทมเพลตในเมนูด้านซ้าย จากนั้นคลิกเทมเพลตที่คุณต้องการตรวจสอบ จากนั้นคุณจะสามารถคลิกปุ่มตรวจสอบเพื่อตรวจสอบการใช้งานของเทมเพลตและติดตามความถี่ในการใช้งาน
คำถามที่พบบ่อยที่เกี่ยวข้อง
ไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online คืออะไร
ไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online คือชุดของไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในที่เดียว เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันเอกสาร เอกสารสามารถอัปโหลด แก้ไข และแบ่งปันกับผู้ใช้รายอื่นได้ ไลบรารีเอกสารมีประโยชน์สำหรับการทำงานร่วมกันและการจัดการข้อมูลจำนวนมาก
เทมเพลตไลบรารีเอกสารคือชุดการตั้งค่าและตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับไลบรารีเอกสาร ช่วยให้คุณสร้างไลบรารีเอกสารได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องกำหนดการตั้งค่าแต่ละรายการแยกกัน
จะสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online ได้อย่างไร
หากต้องการสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online คุณต้องสร้างไลบรารีใหม่ก่อน โดยคลิกที่แท็บ Libraries และเลือก New Library จากนั้นคุณจะถูกขอให้ป้อนชื่อห้องสมุดและเลือกเทมเพลต เมื่อคุณเลือกเทมเพลตแล้ว คลิกสร้างเพื่อสร้างไลบรารี
จากนั้น คุณสามารถปรับแต่งไลบรารีได้โดยการเพิ่มคอลัมน์ ตั้งค่าสิทธิ์ และกำหนดการตั้งค่าอื่นๆ เมื่อคุณปรับแต่งไลบรารีเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึกเป็นเทมเพลต จากนั้นคุณจะถูกขอให้ตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับเทมเพลต เมื่อคุณทำสิ่งนี้เสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกเทมเพลตและใช้เพื่อสร้างไลบรารีใหม่ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ
ประโยชน์ของการใช้เทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online คืออะไร
การใช้เทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online สามารถช่วยประหยัดเวลาและความพยายามในการสร้างไลบรารีใหม่ แทนที่จะตั้งค่าแต่ละไลบรารีตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถใช้เทมเพลตและสร้างไลบรารีใหม่ได้อย่างรวดเร็วพร้อมการตั้งค่าทั้งหมดที่คุณต้องการ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการสร้างหลายไลบรารีด้วยการตั้งค่าที่คล้ายกัน
นอกจากนี้ การใช้เทมเพลตยังช่วยให้คุณรักษาความสอดคล้องกันในไลบรารีของคุณได้ เพื่อให้แน่ใจว่าไลบรารีทั้งหมดมีการตั้งค่าและตัวเลือกเหมือนกัน ทำให้จัดการและใช้งานได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนในการสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online คืออะไร
การสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online เป็นกระบวนการที่ไม่ซับซ้อน ขั้นแรก คุณต้องสร้างไลบรารีใหม่และเลือกเทมเพลต เมื่อคุณดำเนินการนี้แล้ว คุณสามารถปรับแต่งไลบรารีได้โดยการเพิ่มคอลัมน์ ตั้งค่าสิทธิ์ และกำหนดการตั้งค่าอื่นๆ สุดท้าย คุณสามารถบันทึกไลบรารีเป็นเทมเพลตได้
จากนั้นคุณสามารถตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับเทมเพลต และบันทึกไว้เพื่อใช้ในอนาคต เทมเพลตนี้สามารถใช้เพื่อสร้างไลบรารีใหม่ได้อย่างรวดเร็วด้วยการตั้งค่าและตัวเลือกเดียวกัน
มีข้อ จำกัด ในการใช้เทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online หรือไม่
การใช้เทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online อาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการสร้างไลบรารีใหม่อย่างรวดเร็วด้วยการตั้งค่าที่คล้ายกัน อย่างไรก็ตาม มีข้อจำกัดบางประการที่ต้องทราบ
ประการแรก เทมเพลตอาจไม่เหมาะกับไลบรารีทุกประเภท ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้างไลบรารีที่มีสิทธิ์หรือการตั้งค่าที่ซับซ้อน เทมเพลตอาจไม่สามารถรองรับไลบรารีเหล่านั้นได้ นอกจากนี้ เทมเพลตอาจไม่สามารถรองรับคุณสมบัติใหม่หรือการอัปเดตของ Sharepoint Online ได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบและอัปเดตเทมเพลตของคุณเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นข้อมูลล่าสุด
การสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารใน Sharepoint Online เป็นวิธีที่ดีในการทำให้เอกสารของคุณเป็นระเบียบและเข้าถึงได้ง่าย ด้วยความช่วยเหลือของอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายของ Sharepoint และคำแนะนำที่ปฏิบัติตามง่าย คุณสามารถสร้างเทมเพลตที่จะช่วยให้คุณจัดเก็บ แบ่งปัน และจัดการเอกสารทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะต้องการติดตามไฟล์โครงการ ข้อมูลลูกค้า หรือบันทึกของบริษัท Sharepoint Online เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการสร้างเทมเพลตไลบรารีเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณจะได้รับการจัดระเบียบ
