วิธีจัดการกลุ่มและทีม Microsoft 365 โดยไม่มีเจ้าของ

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านไอที คุณทราบดีว่ากลุ่มและทีม Microsoft 365 สามารถเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการโครงการและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน อย่างไรก็ตาม คุณรู้ด้วยว่าหากไม่มีการจัดการที่เหมาะสม กลุ่มและทีมเหล่านี้อาจกลายเป็นคนเกเรและควบคุมไม่ได้อย่างรวดเร็ว ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีจัดการกลุ่มและทีม Microsoft 365 โดยไม่มีเจ้าของ เพื่อให้คุณสามารถติดตามโครงการและเพื่อนร่วมงานของคุณมีความสุข

สิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ต้องทำเมื่อจัดการกลุ่มและทีม Microsoft 365 คือการตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับสมาชิกกลุ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจถึงบทบาทและความรับผิดชอบของตนภายในกลุ่ม วิธีนี้จะช่วยป้องกันความสับสนและทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

เคล็ดลับสำคัญอีกประการหนึ่งคือการจัดระเบียบกลุ่มและทีมของคุณ ซึ่งหมายถึงการสร้างข้อตกลงการตั้งชื่อที่ชัดเจนและรัดกุมสำหรับกลุ่มและทีมของคุณ ตลอดจนจัดเก็บไฟล์และเอกสารโครงการของคุณให้เป็นระเบียบในตำแหน่งส่วนกลาง การจัดระเบียบกลุ่มและทีมของคุณจะช่วยให้ทุกคนค้นหาข้อมูลที่ต้องการและติดตามได้ง่ายขึ้น

สุดท้ายอย่าลืมสื่อสารกับสมาชิกในกลุ่มของคุณอย่างสม่ำเสมอ แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณและขอความคิดเห็นจากพวกเขา วิธีนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจและทำให้สมาชิกในกลุ่มมีส่วนร่วมในโครงการของคุณ เมื่อทำตามเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะสามารถจัดการกลุ่มและทีม Microsoft 365 ได้สำเร็จโดยไม่มีเจ้าของ

ในกลุ่ม Microsoft 365 บัญชีผู้ดูแลระบบอย่างน้อยหนึ่งบัญชีสามารถจัดการและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ อย่างไรก็ตาม หากบัญชีของเจ้าของถูกลบใน Microsoft 365 ทีมใน Microsoft Teams หรือ Microsoft 365 Group และบริการที่เกี่ยวข้องอาจกลายเป็นผู้ถูกละเลย แม้จะทำอะไรไม่ได้หากเจ้าของกลุ่มถูกลบออก แต่ก็สามารถใช้มาตรการเบื้องต้นได้ โพสต์นี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้าง จัดการกลุ่มและทีม Microsoft 365 ที่ไม่ได้เป็นเจ้าของ .

วิธีจัดการกลุ่มและทีม Microsoft 365 โดยไม่มีเจ้าของ

ผู้ดูแลระบบส่วนกลาง ผู้ดูแลระบบ Exchange หรือผู้ดูแลระบบกลุ่มสามารถสร้างนโยบายที่จะถามสมาชิกที่มีการใช้งานมากที่สุดของกลุ่มหรือกลุ่มที่ไม่มีเจ้าของโดยอัตโนมัติว่าพวกเขาจะเป็นเจ้าของหรือไม่ หากสมาชิกยอมรับคำเชิญ สมาชิกจะกลายเป็นเจ้าของ

สิ่งที่สามารถระบุสำหรับนโยบาย

• หากคุณต้องการจำกัดผู้ที่สามารถเชิญเป็นเจ้าของได้โดยการระบุกลุ่มความปลอดภัย
• ที่อยู่ผู้ส่งการแจ้งเตือน
• จำนวนสัปดาห์ที่ระบบจะส่งการแจ้งเตือน
• กลุ่มหรือทีมใดที่เป็นส่วนหนึ่งของนโยบาย
• แขกไม่ได้รับเชิญให้เป็นเจ้าภาพ
• การแจ้งเตือนจะถูกส่งทุกสัปดาห์ เริ่มตั้งแต่ 24 ชั่วโมงหลังจากสร้างนโยบาย ผู้รับไม่สามารถส่งต่อการแจ้งเตือนไปยังผู้อื่นได้
• การแจ้งเตือนและการตอบสนองจะถูกติดตามในบันทึกการตรวจสอบ
• การดำเนินการถูกบันทึกไว้ในบันทึกการตรวจสอบพอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อบังคับ
• สมาชิกกลุ่มสูงสุดสองคนสามารถยอมรับคำเชิญเพื่อเป็นเจ้าของ

ขั้นตอนในการสร้างนโยบาย

• ในศูนย์การจัดการไปที่ แสดงทั้งหมด > การตั้งค่า > การตั้งค่าองค์กร และบน บริการ แท็บ เลือก กลุ่ม Microsoft 365 .
• เลือก หากไม่มีเจ้าของ ให้ส่งอีเมลและขอให้สมาชิกกลุ่มที่ใช้งานอยู่เป็นเจ้าของ ช่องทำเครื่องหมาย
• สมมติว่าคุณต้องการคงการตั้งค่าคอนฟิกูเรชันเริ่มต้นไว้ เลือก บันทึก. มิฉะนั้น , เลือก ปรับแต่งนโยบาย และทำตามขั้นตอนต่อไป
• บน ตัวเลือกการแจ้งเตือนรายสัปดาห์ ในหน้าระบุว่าใครสามารถรับประกาศสิทธิ์ในทรัพย์สิน หากคุณอนุญาตหรือบล็อกสมาชิกบางคน ให้ค้นหาและเพิ่มกลุ่มความปลอดภัยที่คุณต้องการใช้
• ป้อนจำนวนสมาชิกที่ใช้งานอยู่ที่คุณต้องการแจ้ง และเลือกจำนวนสัปดาห์ที่จะส่งการแจ้งเตือน (รายการการแจ้งเตือนถูกสร้างขึ้นระหว่างการแจ้งเตือนครั้งแรกและจะไม่เปลี่ยนแปลง) เลือก ต่อไป .
• บน จดหมายนี้มาจากใคร? เลือกผู้ส่งสำหรับข้อความอีเมล จากนั้นเลือก ต่อไป . โปรดทราบว่าไม่รองรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ผู้ส่งต้องเป็นกล่องจดหมายของผู้ใช้หรือกล่องจดหมายของกลุ่ม
• บน หัวเรื่องและข้อความ หน้าตั้งค่าอีเมลและหากจำเป็นให้เปิดใช้งาน URL คำสั่งนโยบาย แล้วเลือก ต่อไป .
• บน เลือกกลุ่มที่จะกำหนดเป้าหมาย หน้า เลือก เฉพาะกลุ่ม และเลือกกลุ่มและทีมที่คุณต้องการรวมไว้ในนโยบายนี้ หรือเลือก ทุกกลุ่ม .
• เลือก ต่อไป .
• บน ตรวจสอบและเสร็จสิ้น หน้ายืนยันการตั้งค่าของคุณแล้วคลิก จบ แล้วเลือก ทำ.

จะเกิดอะไรขึ้นหากสมาชิกในกลุ่มสละความเป็นเจ้าของในหนังสือแจ้ง

หากสมาชิกทั้งหมดปฏิเสธที่จะเป็นเจ้าของ แม้ว่าจะได้รับพร้อมท์หลายครั้ง ใน Microsoft Purview Compliance Portal ผู้ดูแลระบบสามารถดูได้ว่ากลุ่มที่ไม่ได้เป็นเจ้าของกลุ่มใดอยู่ในโหมดเงียบในบันทึกการตรวจสอบโดยการเลือกไอคอน กลุ่มเด็กกำพร้าที่ไม่มีใครดูแล กิจกรรม. โพสต์นี้ผู้ดูแลระบบจะต้องติดต่อกับกลุ่มโดยตรงและโน้มน้าวให้คนรับผิดชอบ เมื่อพบคนแล้ว ก็สามารถกำหนดให้บุคคลนั้นเป็นผู้ดูแลระบบของกลุ่มหรือทีมได้

อ่าน : ข้อกำหนดของระบบ Microsoft 365

มีการกำหนดค่านโยบายสำหรับกลุ่มที่ไม่มีเจ้าของ แต่ไม่มีการแจ้งเตือนสมาชิก

มีขั้นตอนในนโยบายนี้ที่ผู้ดูแลระบบไม่จำเป็นต้องกำหนดค่า - จดหมายนี้มาจากใคร? คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ส่งกำลังใช้กล่องจดหมายของผู้ใช้หรือกล่องจดหมายของกลุ่ม การแจ้งเตือนจะไม่ถูกส่งหากคุณกำหนดค่าผู้ส่งนอกเหนือจากกล่องจดหมายของผู้ใช้หรือกลุ่ม สำหรับการยืนยันเพิ่มเติม ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบบันทึกการตรวจสอบเพื่อดูว่ามีการส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลแบบกลุ่มหรือไม่