วิธีบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงาน?

ในฐานะพนักงาน การออกจากงานถือเป็นการตัดสินใจครั้งใหญ่ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลสำคัญทั้งหมดของคุณได้รับการบันทึกและนำติดตัวไปด้วยเป็นขั้นตอนที่จำเป็นและสำคัญในกระบวนการนี้ หากคุณใช้ Outlook สำหรับอีเมล งานบันทึกอีเมลอาจดูน่ากลัว แต่ด้วยคำแนะนำที่ถูกต้อง การบันทึกอีเมล Outlook ของคุณเมื่อคุณออกจากงานจึงเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้ เราจะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนในการบันทึกอีเมล Outlook เมื่อคุณออกจากงาน

จะบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงานได้อย่างไร

• เปิด Outlook และลงชื่อเข้าใช้โดยใช้ข้อมูลประจำตัวของบัญชีของคุณ
• ไปที่แท็บไฟล์แล้วเลือกตัวเลือก
• ใต้แท็บขั้นสูง เลือกส่งออก
• เลือกส่งออกเป็นไฟล์แล้วคลิกถัดไป
• เลือกไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) แล้วคลิกถัดไป
• เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการส่งออกแล้วคลิกถัดไป
• เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์แล้วคลิกเสร็จสิ้น

ขั้นตอนในการบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงานมีอะไรบ้าง

เมื่อออกจากงาน สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกอีเมลที่อาจมีความสำคัญสำหรับการอ้างอิงในอนาคต Microsoft Outlook เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชั่นอีเมลยอดนิยมและกระบวนการบันทึกอีเมลใน Outlook นั้นค่อนข้างง่าย บทความนี้จะกล่าวถึงขั้นตอนในการบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงาน

ขั้นตอนแรกคือการสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook สำหรับอีเมลที่ต้องบันทึก โฟลเดอร์นี้สามารถสร้างในส่วนใดก็ได้ของ Outlook แต่ทางที่ดีควรสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากซึ่งมีป้ายกำกับไว้อย่างชัดเจนโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อบันทึกอีเมล เมื่อสร้างโฟลเดอร์แล้ว อีเมลสามารถย้ายเข้าไปได้โดยการลากและวางลงในโฟลเดอร์

ขั้นตอนที่สองคือการสำรองโฟลเดอร์ ซึ่งสามารถทำได้โดยคลิกที่แท็บไฟล์ จากนั้นเลือกการสำรองข้อมูล สิ่งนี้จะสร้างสำเนาของโฟลเดอร์และเนื้อหาทั้งหมดที่สามารถบันทึกลงในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอกหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

ขั้นตอนที่สามคือการส่งออกอีเมลจากโฟลเดอร์ ซึ่งสามารถทำได้โดยเลือกแท็บไฟล์ จากนั้นเลือกส่งออก นี่จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้เลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการส่งออกอีเมล ประเภทไฟล์ที่พบบ่อยที่สุดคือไฟล์ .pst แต่ก็สามารถใช้ไฟล์ประเภทอื่นได้เช่นกัน เมื่อเลือกประเภทไฟล์แล้ว อีเมลก็สามารถส่งออกได้

วิธีจัดเก็บอีเมล Outlook เมื่อออกจากงาน

เมื่ออีเมลได้รับการสำรองและส่งออกแล้ว อีเมลเหล่านั้นจะต้องถูกเก็บไว้ในที่ปลอดภัย ซึ่งสามารถทำได้โดยการสร้างโฟลเดอร์ใหม่บนคอมพิวเตอร์หรือโดยการบันทึกอีเมลที่ส่งออกไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอกหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าต้องรักษาอีเมลให้ปลอดภัย

ขั้นตอนที่สี่คือการลบอีเมลออกจากบัญชี Outlook ซึ่งสามารถทำได้โดยการเลือกอีเมลแล้วคลิกที่ปุ่มลบ การดำเนินการนี้จะลบอีเมลออกจากบัญชี Outlook อย่างถาวร สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าขั้นตอนนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแน่ใจว่าได้สำรองและส่งออกอีเมลทั้งหมดที่จำเป็นต้องบันทึกก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนนี้

ขั้นตอนที่ห้าคือการปิดการใช้งาน Outlook สำหรับบัญชี ซึ่งสามารถทำได้โดยไปที่แท็บการตั้งค่าบัญชี จากนั้นเลือกปิดการใช้งานบัญชี วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้ใครก็ตามเข้าถึงบัญชีและอีเมลทั้งหมดในนั้น โปรดทราบว่าขั้นตอนนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแน่ใจว่าได้สำรองและส่งออกอีเมลทั้งหมดก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนนี้

วิธีป้องกันการเข้าถึงอีเมล Outlook โดยไม่ได้รับอนุญาตเมื่อออกจากงาน

เมื่ออีเมลได้รับการสำรองและส่งออกแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งรวมถึงการตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับบัญชี ตลอดจนการตั้งค่าการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย เพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงผู้ใช้เท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงอีเมลได้

ขั้นตอนที่หกคือการแจ้งให้นายจ้างทราบถึงที่อยู่อีเมลที่จะใช้สำหรับบัญชี สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงอีเมลได้ และจะช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้

ขั้นตอนที่เจ็ดคือการลบบัญชี Outlook ซึ่งสามารถทำได้โดยคลิกที่ปุ่มลบในแท็บการตั้งค่าบัญชี การดำเนินการนี้จะลบบัญชีและอีเมลทั้งหมดในบัญชีอย่างถาวร

ประโยชน์ของการบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงานคืออะไร?

การบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงานมีประโยชน์หลายประการ ประการแรก ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้มีบันทึกอีเมลสำคัญที่อาจจำเป็นต้องใช้ในอนาคต ประการที่สอง ป้องกันการเข้าถึงอีเมลโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้ สุดท้ายนี้ช่วยให้ผู้ใช้มีบันทึกการทำงานที่สามารถอ้างอิงได้ในอนาคต

อะไรคือข้อเสียของการบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงาน?

ข้อเสียเปรียบหลักของการบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงานคืออาจใช้เวลานาน ผู้ใช้จะต้องสร้างโฟลเดอร์สำหรับอีเมล สำรองโฟลเดอร์ และส่งออกอีเมล นอกจากนี้ยังกำหนดให้ผู้ใช้ลบอีเมลออกจากบัญชีและปิดการใช้งานบัญชี ขั้นตอนทั้งหมดเหล่านี้อาจต้องใช้เวลา ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องวางแผนล่วงหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนทั้งหมดเสร็จสิ้นก่อนออกจากงาน

คำถามที่พบบ่อย 6 อันดับแรก

คำถามที่ 1 ฉันจะบันทึกอีเมล Outlook เมื่อออกจากงานได้อย่างไร

ตอบ หากต้องการบันทึกอีเมลจาก Outlook เมื่อออกจากงาน คุณสามารถใช้ฟังก์ชันส่งออกของ Outlook ได้ ฟังก์ชันนี้สามารถใช้เพื่อสร้างการสำรองข้อมูลอีเมลและข้อมูลอื่น ๆ ของคุณ เมื่อต้องการส่งออกอีเมลของคุณ ให้เปิด Outlook คลิกแท็บไฟล์ จากนั้นเลือกเปิดและส่งออก > ส่งออกเป็นไฟล์ จากนั้นเลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการสร้าง เช่น ไฟล์ .pst สุดท้าย เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการส่งออก เช่น กล่องขาเข้าของคุณ จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น สิ่งนี้จะสร้างไฟล์สำรองที่มีอีเมลและข้อมูลอื่น ๆ ของคุณ ซึ่งคุณสามารถบันทึกหรือถ่ายโอนไปยังนายจ้างใหม่ของคุณได้

คำถามที่ 2 ฉันสามารถบันทึกอีเมล Outlook ลงในไดรฟ์ USB ได้หรือไม่

ตอบ ได้ คุณสามารถบันทึกอีเมล Outlook ลงในไดรฟ์ USB ได้ หากคุณใช้ฟังก์ชันส่งออกที่กล่าวถึงข้างต้น เมื่อคุณเลือกประเภทของไฟล์ที่จะส่งออก ให้เลือกตัวเลือกไฟล์ .pst สิ่งนี้จะสร้างไฟล์สำรองที่สามารถบันทึกลงในไดรฟ์ USB จากนั้นสามารถโอนไปยังนายจ้างใหม่ของคุณหรือบันทึกไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

นาฬิกาไม่แสดงบนแถบงาน windows 10

คำถามที่ 3 ฉันสามารถบันทึกอีเมล Outlook บนคอมพิวเตอร์ของฉันได้หรือไม่

ตอบ ได้ คุณสามารถบันทึกอีเมล Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณได้โดยใช้ฟังก์ชันส่งออกที่กล่าวถึงข้างต้น เมื่อคุณเลือกประเภทของไฟล์ที่จะส่งออก ให้เลือกตัวเลือกไฟล์ .pst สิ่งนี้จะสร้างไฟล์สำรองที่สามารถบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ จากนั้นสามารถโอนไปยังนายจ้างใหม่ของคุณหรือบันทึกไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

คำถามที่ 4 ไฟล์ PST คืออะไร

ก. ไฟล์ PST คือไฟล์ข้อมูลประเภทหนึ่งที่ Microsoft Outlook ใช้เพื่อจัดเก็บอีเมล ผู้ติดต่อ และข้อมูลอื่นๆ PST ย่อมาจาก Personal Storage Table เป็นไฟล์ประเภททั่วไปที่ใช้สำรองข้อมูล Outlook และสามารถใช้เพื่อถ่ายโอนข้อมูลไปยังนายจ้างรายใหม่ได้

คำถามที่ 5 มีวิธีบันทึกอีเมล Outlook โดยไม่ใช้ฟังก์ชันส่งออกหรือไม่

ตอบ ได้ คุณสามารถบันทึกอีเมล Outlook ได้โดยไม่ต้องใช้ฟังก์ชันส่งออก เพียงคัดลอกอีเมลจากกล่องขาเข้าของคุณหรือโฟลเดอร์อื่นๆ ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด Outlook เปิดโฟลเดอร์ที่มีอีเมลที่คุณต้องการบันทึก เลือกอีเมลที่คุณต้องการบันทึก คลิกขวาที่รายการที่เลือก และเลือกคัดลอก จากนั้นเปิดโฟลเดอร์ใหม่ คลิกขวาแล้วเลือกวาง นี่จะคัดลอกอีเมลไปยังโฟลเดอร์ใหม่ซึ่งสามารถบันทึกหรือโอนไปยังนายจ้างใหม่ของคุณได้

คำถามที่ 6 มีวิธีบันทึกอีเมล Outlook จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือไม่

ตอบ ได้ คุณสามารถบันทึกอีเมล Outlook จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้โดยใช้ฟังก์ชันส่งออกที่กล่าวถึงข้างต้น เมื่อคุณเลือกประเภทของไฟล์ที่จะส่งออก ให้เลือกตัวเลือกไฟล์ .pst สิ่งนี้จะสร้างไฟล์สำรองที่สามารถบันทึกลงในไดรฟ์ USB หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลอื่น ๆ จากนั้นสามารถโอนไปยังนายจ้างใหม่ของคุณหรือบันทึกไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

การออกจากงานอาจเป็นกระบวนการที่น่าตื่นเต้นแต่ก็น่ากังวล แม้ว่าจะมีหลายขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ แต่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งคือการบันทึกอีเมลของคุณจาก Outlook ด้วยการทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในบทความนี้ คุณสามารถบันทึกอีเมล Outlook ของคุณได้อย่างง่ายดายเมื่อออกจากงาน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีบันทึกการสื่อสารและเอกสารแนบที่อาจมีความสำคัญสำหรับการอ้างอิงในอนาคต ด้วยการสละเวลาไม่กี่นาทีในการบันทึกอีเมล คุณสามารถประหยัดเวลาและความเครียดในอนาคตได้