วิธีผสานเอกสาร Word หลายชุดเป็นหนึ่งเดียว

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านไอที ฉันมักถูกถามถึงวิธีผสานเอกสาร Word หลายชุดเป็นหนึ่งเดียว มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ หากคุณต้องการรวมเอกสารขนาดเล็กจำนวนมากเป็นหนึ่งเดียว คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน 'แทรก' ใน Word ได้ เพียงเปิดเอกสารแรก จากนั้นไปที่ แทรก > วัตถุ > สร้างจากไฟล์ เลือกไฟล์อื่นที่คุณต้องการรวมและ voila! หากคุณต้องการรวมเอกสารที่มีลักษณะต่างกัน หรือคงรูปแบบไว้ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน 'จดหมายเวียน' ใน Word ได้ ขั้นตอนนี้ซับซ้อนกว่าเล็กน้อย แต่โดยพื้นฐานแล้ว คุณต้องสร้างเอกสาร 'ต้นแบบ' ด้วยการจัดรูปแบบที่คุณต้องการ จากนั้นจึงรวมเนื้อหาจากเอกสารอื่นเข้าด้วยกัน สุดท้าย หากคุณต้องการรวมไฟล์ข้อความจำนวนมาก คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน 'ประเภท' ใน Word ได้ เพียงเปิดไฟล์ข้อความแรก จากนั้นไปที่ แทรก > ไฟล์ เลือกไฟล์อื่นที่คุณต้องการรวมและ voila! เท่านี้ก็เรียบร้อย - วิธีต่างๆ สองสามวิธีในการรวมเอกสาร Word หลายชุดเป็นหนึ่งเดียว วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้น่าจะเหมาะกับคุณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

Microsoft Word เป็นโปรแกรมแก้ไขข้อความยอดนิยมที่ใช้สร้าง แก้ไข และบันทึกเอกสารสำหรับธุรกิจเป็นหลัก นอกเหนือจากการสร้างไฟล์เท่านั้น ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้ Microsoft Word คือคุณสามารถวิเคราะห์การตรวจทานเอกสารจากผู้ตรวจทานหลายคนและเขียนใหม่ได้อย่างง่ายดาย โดยรวมเอกสารที่ตรวจทานแล้วหลายชุดเป็นหนึ่งเดียว

เหตุใดจึงรวมเอกสาร Word หลายชุดเป็นหนึ่งเดียว

มีบางครั้งที่คุณอาจจำเป็นต้องส่งเอกสารของคุณให้บรรณาธิการหรือสมาชิกในทีมของคุณตรวจทาน คำติชม และคำแนะนำอย่างรวดเร็ว หลังจากการตรวจทานแล้ว คุณจะได้รับคำติชมหลายรายการและสำเนาคำของการแก้ไขซึ่งอธิบายถึงการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงจำนวนหนึ่งจากผู้ตรวจทานหลายคน การคัดลอกและวางเพียงอย่างเดียวจะใช้เวลามาก หากคุณต้องการรวมคำติชมและการเปลี่ยนแปลงจากหลายสำเนา ด้วยสำเนาการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขมากมายจากผู้เขียนหรือผู้ตรวจทานหลายคน จึงเป็นไปได้มากที่สิ่งต่างๆ จะเบื่อหน่าย

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดคำติชมและการแก้ไขที่สำคัญ การรวมเอกสาร Word ทั้งหมดที่มีคำติชมจากผู้เขียนหลายคนไว้ในเอกสารต้นฉบับเดียวจะเป็นประโยชน์ อย่างไรก็ตาม การรวมความคิดเห็นจากผู้ตรวจสอบหลายคนไว้ในเอกสารคำเดียวจะทำให้คุณสามารถตั้งค่าสถานะการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ตรวจสอบเฉพาะรายได้ ดังนั้น คุณจะตรวจสอบความคิดเห็นและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ง่ายขึ้น

ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีการผสานเอกสารหลายชุดใน Microsoft Word อย่างง่ายดาย

รวมเอกสาร Word สองชุดเป็นหนึ่งเดียว

ปล่อย ไมโครซอฟต์เวิร์ด และเปิดเอกสารต้นฉบับที่คุณส่งมาเพื่อตรวจสอบ

บนแถบเครื่องมือไปที่ ทบทวน แท็บแล้วคลิก เปรียบเทียบ.

เลือกตัวเลือก ผสาน จากเมนูแบบเลื่อนลง หน้าต่างเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกเอกสารสองฉบับที่คุณต้องการผสาน

ภายใต้ตัวเลือก เอกสารต้นฉบับ ให้เลือกเอกสารหลักที่คุณส่งมาเพื่อขอคำแนะนำและคำติชม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกเอกสารต้นฉบับที่คุณได้ทำงานที่ไม่มีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงโดยผู้ตรวจทาน

ใน ทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้ทำเครื่องหมายด้วยไอคอน ให้ป้อนต้นฉบับหรือวลีใด ๆ เพื่อให้ทราบว่านี่คือต้นฉบับของเอกสารที่ส่งไปตรวจสอบ

Google เอกสารพยายามเชื่อมต่อ

ภายใต้ แก้ไขเอกสาร, เลือกเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบโดยเพื่อนที่คุณต้องการผสาน

ใน ทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้ทำเครื่องหมายด้วยไอคอน เขียนชื่อผู้เขียนในฟิลด์เพื่อให้คุณทราบว่าใครเป็นผู้เสนอการเปลี่ยนแปลง

คลิก มากกว่า และด้านล่าง แสดงการเปลี่ยนแปลง ใน ตัวเลือก เลือก เอกสารใหม่

คลิก ดี.

Word จะเปิดเอกสารใหม่ที่จะแสดงทั้งเอกสารต้นฉบับที่คุณส่งมาเพื่อตรวจทานและสำเนาของผู้แต่งที่คุณผสาน คำนี้แบ่งหน้าจอออกเป็นสามส่วน โดยมีเอกสารที่ผสานแสดงอยู่ตรงกลาง การแก้ไขที่แสดงอยู่ทางด้านซ้ายของหน้าจอ และส่วนที่สามแสดงทั้งเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไขแล้วโดยแยกออกเป็นสองส่วนพร้อมกัน

หากคุณพบว่าข้อมูลนี้สับสนมาก คุณสามารถลดจำนวนส่วนลงเหลือสองส่วนเพื่อทำให้ภาพดูน่าดึงดูดยิ่งขึ้น ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อยุบการแสดงผลบนแถบเครื่องมือ

เปลี่ยนเป็น เปรียบเทียบ.

คลิก แสดงเอกสารต้นฉบับ และเลือก ซ่อนเอกสารต้นฉบับ

หลังจากที่คุณได้รวมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตามที่คุณต้องการแล้ว บันทึก เอกสาร.

รวมสำเนาเพิ่มเติมของ Word

หากคุณต้องการรวมสำเนาหลายชุดจากผู้ตรวจสอบรายอื่น ให้ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับที่กล่าวไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม ในตอนนี้ ในการรวมสำเนาเพิ่มเติม คุณต้องใช้เอกสารที่แก้ไขแล้วซึ่งคุณได้รับจากการรวมเอกสารสองชุดด้านบน และเพิ่มเอกสารรองลงในไฟล์ Word ที่แก้ไขแล้ว ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อรวมสำเนาเพิ่มเติม

บนแถบเครื่องมือไปที่ ทบทวน แท็บแล้วคลิก เปรียบเทียบ.

ภายใต้ตัวเลือก เอกสารต้นฉบับ เลือกเอกสารแก้ไขที่มีการเปลี่ยนแปลงรวม

ใน ทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องทำเครื่องหมาย ในกล่อง ให้ป้อนวลีใดๆ เพื่อให้ทราบว่านี่คือเอกสารฉบับแก้ไขที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ผสาน

ภายใต้ แก้ไขเอกสาร, เลือกเอกสารที่คุณต้องการผสาน

ใน ทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องทำเครื่องหมาย เขียนชื่อผู้เขียนในฟิลด์เพื่อให้คุณทราบว่าใครเป็นผู้เสนอการเปลี่ยนแปลง

คลิก มากกว่า และด้านล่าง แสดงการเปลี่ยนแปลงใน ตัวเลือก เลือก เอกสารใหม่

คลิก ดี .

Word เปิดเอกสารใหม่ที่จะแสดงทั้งเอกสารที่คุณแก้ไขซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงที่ผสานและเอกสารของผู้เขียนที่ผ่านการตรวจสอบใหม่ซึ่งคุณผสาน

หลังจากที่คุณได้รวมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตามที่คุณต้องการแล้ว บันทึก เอกสาร.

ขั้นตอนข้างต้นทำงานได้ดีกับ Microsoft Word สำหรับ Office 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 และ Word 2007

สรุป

การรวมเอกสารมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณทำการเปลี่ยนแปลงมากเกินไปในระหว่างกระบวนการตรวจสอบ สำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาขนาดใหญ่ การเพิ่มการเปลี่ยนแปลงมากเกินไปจะใช้เวลานาน ในสถานการณ์เช่นนี้ การผสานเอกสารใน Word จะมีประโยชน์มาก อย่างไรก็ตาม หากเนื้อหาของคุณไม่ใหญ่มาก และหากคุณพบว่าขั้นตอนข้างต้นมากเกินไป คุณสามารถคัดลอกข้อความที่คุณต้องการรวมไว้ในเอกสารและวางลงในเอกสารใหม่ของคุณได้โดยตรง