การสร้างไฟล์ Excel ใน SharePoint อาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณสามารถเข้าถึงเอกสารเดียวกันได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม คู่มือนี้จะแสดงวิธีสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน SharePoint รวมถึงประโยชน์ของการใช้ระบบนี้ ด้วยคู่มือนี้ คุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากการแชร์ไฟล์ Excel ใน SharePoint และเรียนรู้ขั้นตอนง่ายๆ ในการทำให้มันเกิดขึ้น
การสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน Sharepoint: หากต้องการสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน Sharepoint ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิด Sharepoint ในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ
- เลือกไลบรารีที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์
- คลิกปุ่มอัปโหลดเพื่ออัปโหลดไฟล์ Excel
- เมื่ออัพโหลดไฟล์แล้วให้คลิกเพื่อเปิดไฟล์
- ไปที่แท็บไฟล์แล้วเลือกแชร์
- ป้อนชื่อของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย
- เลือกระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการมอบให้
- คลิกแชร์เพื่อเสร็จสิ้น
วิธีตั้งค่า Outlook เป็น Mac ไคลเอนต์เมลเริ่มต้น
จะสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน SharePoint ได้อย่างไร
SharePoint เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้องค์กรจัดเก็บ เข้าถึง และทำงานร่วมกันบนเอกสาร สเปรดชีต และสินทรัพย์ดิจิทัลอื่นๆ บริษัทหลายแห่งใช้ SharePoint เพื่อโฮสต์ข้อมูลและเอกสารของตนในระบบคลาวด์ และเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแชร์สเปรดชีต Excel กับเพื่อนร่วมงานและคู่ค้าภายนอก
การสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน SharePoint ทำได้ง่ายและตรงไปตรงมา และต้องมีขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีการทำอย่างชัดเจน
ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดไฟล์ Excel ไปยัง SharePoint
ขั้นตอนแรกในการสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน SharePoint คือการอัปโหลดไฟล์ไปยังไซต์ SharePoint ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี SharePoint ของคุณและไปที่ไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ เมื่อคุณอยู่ในไลบรารีเอกสารแล้ว ให้คลิกปุ่มอัปโหลด และเลือกไฟล์ Excel จากคอมพิวเตอร์ของคุณ
เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว คุณสามารถตั้งชื่อและเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณต้องการจัดเก็บเกี่ยวกับไฟล์ได้ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คลิกบันทึก และไฟล์จะถูกอัปโหลดไปยังไซต์ SharePoint
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าความปลอดภัยและการอนุญาต
เมื่ออัปโหลดไฟล์ไปยัง SharePoint แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตั้งค่าความปลอดภัยและสิทธิ์สำหรับไฟล์ วิธีนี้จะกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์และทำอะไรได้บ้าง หากต้องการตั้งค่าความปลอดภัยและการอนุญาต ให้คลิกปุ่มการตั้งค่าในไลบรารีเอกสารแล้วเลือกการอนุญาต
จากที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตสำหรับไฟล์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้ไฟล์เป็นแบบสาธารณะเพื่อให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงได้ หรือคุณสามารถทำให้ไฟล์เป็นแบบส่วนตัวและจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบางคนได้ คุณยังสามารถตั้งค่าระดับสิทธิ์เฉพาะ เช่น อ่านหรือแก้ไข สำหรับผู้ใช้หรือกลุ่มที่แตกต่างกันได้
กำหนดค่าไฟร์วอลล์ windows
ขั้นตอนที่ 3: แชร์ไฟล์ Excel
เมื่อตั้งค่าความปลอดภัยและสิทธิ์แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแชร์ไฟล์ Excel เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่มแชร์ ในไลบรารีเอกสาร แล้วป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย คุณยังสามารถเพิ่มข้อความเพื่ออธิบายว่าทำไมคุณถึงแชร์ไฟล์ได้
เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว คลิกส่ง จากนั้นไฟล์จะถูกแชร์กับคนที่คุณระบุ พวกเขาจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังไฟล์ และจะสามารถเข้าถึงได้โดยใช้บัญชี SharePoint ของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าการแจ้งเตือนไฟล์
เมื่อแชร์ไฟล์ Excel แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตั้งค่าการแจ้งเตือนไฟล์ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้รับแจ้งทุกครั้งที่มีคนทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ หากต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือนไฟล์ ให้คลิกปุ่มการตั้งค่าในไลบรารีเอกสารแล้วเลือกการแจ้งเตือน
จากที่นี่ คุณสามารถเลือกประเภทการแจ้งเตือนที่คุณต้องการรับได้ ตัวอย่างเช่น คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีการแก้ไขไฟล์ เมื่อมีคนแสดงความคิดเห็นในไฟล์ หรือเมื่อมีคนสร้างเวอร์ชันใหม่ เมื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนแล้ว คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีคนทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์
ขั้นตอนที่ 5: ทำงานร่วมกันในไฟล์ Excel
ขั้นตอนสุดท้ายคือการทำงานร่วมกันในไฟล์ Excel SharePoint ช่วยให้การทำงานร่วมกันในไฟล์แบบเรียลไทม์เป็นเรื่องง่าย และคุณสามารถทำได้ด้วยไฟล์ Excel ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น หากต้องการเริ่มการทำงานร่วมกัน ให้คลิกปุ่มทำงานร่วมกันในไลบรารีเอกสารแล้วเลือกแก้ไขในเบราว์เซอร์
ซึ่งจะเป็นการเปิดไฟล์ Excel ในเบราว์เซอร์ และคุณและผู้ทำงานร่วมกันจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้แบบเรียลไทม์ คุณยังสามารถแชทกันในหน้าต่างแชทได้ และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 6: ดาวน์โหลดไฟล์ Excel
เมื่อคุณทำงานร่วมกันในไฟล์ Excel เสร็จแล้ว คุณสามารถดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่มดาวน์โหลดในไลบรารีเอกสารแล้วเลือกดาวน์โหลดเป็น Excel การดำเนินการนี้จะดาวน์โหลดไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นคุณจะสามารถใช้งานได้ตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 7: จัดการการควบคุมเวอร์ชัน
SharePoint ยังทำให้การจัดการการควบคุมเวอร์ชันสำหรับไฟล์ Excel เป็นเรื่องง่าย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่มการตั้งค่าในไลบรารีเอกสารและเลือกประวัติเวอร์ชัน นี่จะเป็นการเปิดรายการเวอร์ชันทั้งหมดของไฟล์ และคุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับไฟล์เมื่อเวลาผ่านไปได้
คุณยังสามารถกู้คืนไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้หากต้องการ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกเวอร์ชันที่คุณต้องการกู้คืน คลิกคืนค่า จากนั้นเวอร์ชันจะถูกคืนค่าเป็นสถานะก่อนหน้า
ขั้นตอนที่ 8: ลบไฟล์ Excel
เมื่อคุณทำงานกับไฟล์ Excel เสร็จแล้ว คุณสามารถลบออกจาก SharePoint ได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่มการตั้งค่าในไลบรารีเอกสารแล้วเลือกลบ การดำเนินการนี้จะลบไฟล์ออกจากไซต์ SharePoint อย่างถาวร และจะไม่สามารถดูหรือดาวน์โหลดได้อีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 9: จัดการพื้นที่เก็บข้อมูล
เมื่อคุณจัดการไฟล์ Excel เสร็จแล้ว คุณสามารถจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่เพียงพอสำหรับไฟล์ทั้งหมดของคุณ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่มที่เก็บข้อมูลในไลบรารีเอกสาร และเลือกจัดการที่เก็บข้อมูล
จากที่นี่ คุณสามารถดูจำนวนพื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณใช้และจำนวนพื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณคงเหลือได้ คุณยังสามารถลบไฟล์ที่คุณไม่ต้องการเพื่อเพิ่มพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอีกต่อไปได้
ขั้นตอนที่ 10: ตรวจสอบกิจกรรมของไฟล์
สุดท้ายนี้ คุณสามารถตรวจสอบกิจกรรมของไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณมีการเข้าถึงและใช้งานอย่างเหมาะสม เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่มกิจกรรมในไลบรารีเอกสารและเลือกจอภาพ ซึ่งจะแสดงให้คุณเห็นว่าใครบ้างที่เข้าถึงไฟล์และเมื่อใด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับไฟล์
คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนให้แจ้งเตือนทุกครั้งที่มีคนเข้าถึงไฟล์หรือทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามว่าใครกำลังเข้าถึงไฟล์และทำอะไรกับไฟล์นั้น
แอพจับเวลาสำหรับ windows
คำถามที่พบบ่อยที่เกี่ยวข้อง
จะสร้างไฟล์ Share Excel ใน SharePoint ได้อย่างไร
คำตอบ:
การสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน SharePoint เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกับผู้อื่นในโครงการหรือจัดเก็บข้อมูลสำคัญ ขั้นตอนแรกคือการสร้างไซต์ SharePoint คุณสามารถทำได้โดยการลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัล Office 365 และสร้างไซต์ SharePoint ใหม่ เมื่อสร้างไซต์แล้ว คุณสามารถเพิ่มไฟล์ Excel ลงในไซต์ของคุณได้โดยการอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสาร จากนั้นคุณสามารถแชร์ไฟล์นี้กับผู้ใช้รายอื่นโดยให้สิทธิ์แก้ไขแก่พวกเขา ซึ่งจะทำให้พวกเขาสามารถดู แก้ไข และแสดงความคิดเห็นในไฟล์ที่แชร์ได้ เมื่อแชร์ไฟล์แล้ว การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ใครก็ตามทำจะปรากฏในไฟล์
โดยสรุป การสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน SharePoint นั้นเป็นกระบวนการที่ง่ายและตรงไปตรงมา ด้วยความช่วยเหลือของคู่มือนี้ คุณสามารถสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์เพื่อแชร์และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้คุณสามารถติดตามข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดได้ในที่เดียว ทำให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ด้วยการคลิกไม่กี่ครั้งและเวลาเพียงไม่กี่นาที คุณสามารถสร้างไฟล์ Excel ที่แชร์ใน SharePoint ได้อย่างรวดเร็ว
