วิธีบีบอัดและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook

ถ้าเมลบ็อกซ์ของคุณเริ่มเต็ม คุณอาจต้องบีบอัดหรือลดขนาด ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการนี้ใน Microsoft Outlook ก่อนอื่นให้เปิด Outlook แล้วไปที่แท็บไฟล์ จากนั้นเลือกตัวเลือกและคลิกที่จดหมาย ใต้หัวข้อ ส่ง/รับ ให้คลิกปุ่มที่ระบุว่าล้างถังขยะ การดำเนินการนี้จะลบรายการใดๆ ที่อยู่ในโฟลเดอร์ถังขยะและเพิ่มพื้นที่ว่าง จากนั้นไปที่แท็บโฟลเดอร์แล้วคลิกที่ดูการตั้งค่า ใต้กล่องโต้ตอบการตั้งค่ามุมมอง คลิกที่ปุ่มล้างโฟลเดอร์ การดำเนินการนี้จะลบโฟลเดอร์ว่างในกล่องจดหมายของคุณ สุดท้ายไปที่แท็บไฟล์แล้วคลิกที่เครื่องมือล้างข้อมูล ภายใต้กล่องโต้ตอบ Cleanup Tools ให้คลิกที่ปุ่ม Mailbox Cleanup วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถลบรายการเก่าหรือรายการที่ไม่ได้ใช้ในกล่องจดหมายของคุณ เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณควรจะสามารถลดขนาดกล่องจดหมายของคุณ และป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายเต็ม

วิธีปักหมุดเกม Steam ไว้ที่ทาสก์บาร์

ไมโครซอฟต์ เอาท์ลุค ซึ่งเป็นไคลเอ็นต์สำหรับ Outlook หรือบริการอีเมลแบบสด บันทึกอีเมลและไฟล์แนบแบบออฟไลน์ เมื่อคุณรับและส่งอีเมล ขนาดของฐานข้อมูลยังคงเติบโต แม้ว่าจะทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงอีเมลของคุณเมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต แต่ก็หมายความว่ากล่องจดหมายของคุณจะมีจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ในโพสต์นี้ เราจะอธิบายวิธีบีบอัดและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook

ย่อและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook

ข้อเสียของกล่องจดหมายขนาดใหญ่คือทำให้สิ่งต่างๆ ช้าลง การค้นพบและค้นหาบางอย่างต้องใช้เวลามากขึ้น นอกจากนี้ ผู้ให้บริการอีเมล เช่น Office 365 จำกัดขนาดกล่องจดหมายสูงสุด ซึ่งหมายความว่าหากคุณไม่ลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook คุณจะไม่สามารถส่งหรือรับอีเมลได้

ข้อมูลกล่องจดหมาย Outlook ทั้งหมดถูกเก็บไว้ที่ไหน

หากคุณใช้คุณลักษณะ POP หรือ IMAP ไฟล์ อีเมล โฟลเดอร์ ผู้ติดต่อ ฯลฯ ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) หากคุณกำลังใช้บัญชี Office 365, Exchange หรือ Outlook.com ข้อมูลกล่องจดหมายของคุณจะพร้อมใช้งานในไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost) แม้ว่าการลบอีเมลและไฟล์แนบจะช่วยได้หากคุณบันทึกข้อมูลทั้งหมดในไฟล์ PST แต่ไฟล์นั้นจะไม่บีบอัดด้วยตัวเอง

หมายเหตุ: เราได้พูดถึงอีกสองวิธีในการลบไฟล์ออกจาก Outlook ถ้าคุณใช้มันแล้วลดขนาดของไฟล์เมลบ็อกซ์ด้วยตนเอง มันจะช่วยได้ในอนาคต

การอัปเกรดฟรีหน้าต่าง 10 จะหมดอายุ

บีบอัดและย่อไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)

ประโยชน์ของไฟล์ PST คือเมื่ออีเมลถูกลบ ไฟล์จะบีบอัดฐานข้อมูลในเบื้องหลังโดยอัตโนมัติ กระบวนการบีบอัดเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ได้ใช้ Outlook คุณยังสามารถบีบอัดได้โดยทำสิ่งต่อไปนี้ด้วยตนเอง:

1. เปิด Outlook และลบรายการที่ไม่ต้องการ เมื่อลบแล้ว ไฟล์จะไปอยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ คลิกขวาและล้าง
2. คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชี > การตั้งค่าบัญชี .
3. เปลี่ยนเป็น ไฟล์วันที่ แท็บ เลือกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการบีบอัด จากนั้นคลิกที่ การตั้งค่า .
4. คลิกแท็บขั้นสูง> การตั้งค่าไฟล์ข้อมูล Outlook
5. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกไฟล์ข้อมูล Outlook ให้คลิก บีบอัดในขณะนี้ แล้วคลิก ดี .

การบีบอัดอาจใช้เวลาหลายนาที ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของไฟล์ PST

บีบอัดและย่อไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost)

บัญชีอีเมลจำนวนมากใช้ไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์เพื่อจัดเก็บข้อมูล ไฟล์ OST หรือไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์จะคล้ายกับไฟล์ข้อมูล PST หรือ Outlook โดยมีข้อยกเว้นประการหนึ่ง คุณไม่สามารถนำเข้าหรือส่งออกไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost)

1. คลิก ไฟล์ > การตั้งค่าบัญชี การตั้งค่าบัญชี .
2. บน ไฟล์วันที่ คลิกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการบีบอัด แล้วคลิก การตั้งค่า .
3. คลิกไอคอน ขั้นสูง แท็บ> ตัวเลือกไฟล์ข้อมูล Outlook .
4. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกไฟล์ข้อมูล Outlook ให้คลิก บีบอัดในขณะนี้ แล้วคลิก ดี .

ใช้เครื่องมือล้างจดหมาย

Outlook มีเครื่องมือล้างข้อมูลเมลในตัวหรือคุณสามารถใช้ เครื่องมือล้างสิ่งที่แนบมากับ Outlook เพื่อค้นหาข้อความเก่าและข้อความขนาดใหญ่ที่สามารถลบหรือย้ายไปยังไฟล์ PST นอกจากนี้ยังสามารถลบสำเนาอีเมลที่ขัดแย้งกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้อีกด้วย บางครั้งเราลบไฟล์ออกจากเซิร์ฟเวอร์ แต่ไฟล์เหล่านั้นยังคงมีอยู่ในไคลเอ็นต์ซึ่งกินพื้นที่

เรียกใช้เครื่องมือล้างกล่องจดหมาย

1. คลิก ไฟล์ > เครื่องมือ > การล้างกล่องจดหมาย
2. เลือก ดูขนาดกล่องจดหมาย, ค้นหารายการที่เก่ากว่า, ค้นหารายการที่มากกว่า, ดูขนาดรายการที่ถูกลบ, โฟลเดอร์ว่างสำหรับรายการที่ถูกลบ, ดูขนาดการปะทะกัน หรือ ล้างความขัดแย้ง เพื่อเรียกใช้งานที่ต้องการ

ใช้เครื่องมือการล้างข้อมูลการสนทนา

ไฟแสดงสถานะแบตเตอรี่แล็ปท็อป

Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 และอื่นๆ เครื่องมือทำความสะอาดการสนทนา . การสนทนาหรือการโต้ตอบทางอีเมลเป็นหนึ่งเดียวกัน 'เครื่องมือพูดคุย' นั้นฉลาด โดยจะประเมินเนื้อหาของแต่ละข้อความ และหากส่วนหนึ่งของอีเมลมีอยู่ในข้อความแสดงตัวอย่างใดๆ ก็จะลบออก

คุณมีตัวเลือกเพิ่มเติมสามตัวเลือกในการบีบอัดและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook

• ล้าง ตรวจสอบการสนทนาที่เลือก
• การล้างข้อมูลโฟลเดอร์เรียกดูโฟลเดอร์ที่เลือก
• ล้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยยังตรวจสอบโฟลเดอร์ย่อยด้วย

นี่คือเคล็ดลับที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณบีบอัดและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook อย่างไรก็ตาม ระวังอย่าลบไฟล์สำคัญโดยไม่ตั้งใจ

อ่านเพิ่มเติม : ยังไง เพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มความเร็วให้กับ Microsoft Outlook .