วิธีทำงานร่วมกันและแชร์เอกสารใน Word บน Windows

เมื่อพูดถึงการทำงานร่วมกันในเอกสาร Microsoft Word ยังคงเป็นมาตรฐานทองคำ ต่อไปนี้คือวิธีการแชร์และทำงานกับเอกสาร Word กับบุคคลอื่น สิ่งแรกก่อน: ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานร่วมกันในเอกสารได้ คุณจะต้องบันทึกลงในบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น OneDrive หรือ SharePoint ด้วยวิธีนี้ ทุกคนที่ต้องการทำงานกับเอกสารจะสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ของตนเอง เมื่อบันทึกเอกสารไปยังคลาวด์แล้ว ให้เปิดเอกสารนั้นใน Word แล้วคลิกปุ่ม 'แชร์' ที่มุมขวาบน ซึ่งจะแสดงหน้าต่างที่คุณสามารถเชิญผู้อื่นให้ดูหรือแก้ไขเอกสารได้ หากคุณต้องการให้ผู้อื่นดูเอกสาร ให้คลิกปุ่ม 'รับลิงก์' จากนั้นเลือกว่าคุณต้องการสร้างลิงก์ที่ทุกคนสามารถดูได้หรือเฉพาะผู้ที่มีบัญชี Microsoft คัดลอกลิงก์และส่งให้ใครก็ตามที่ต้องการดูเอกสาร หากคุณต้องการให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสาร ให้คลิกปุ่ม 'เชิญบุคคล' และป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น คุณยังสามารถเพิ่มข้อความเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณต้องการทำอะไรกับเอกสาร เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม 'ส่ง' และพวกเขาจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังเอกสาร นั่นคือทั้งหมดที่มี! เพียงคลิกไม่กี่ครั้ง คุณก็สามารถแชร์เอกสารกับใครก็ได้ที่คุณต้องการร่วมงานด้วย

ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ ได้ปรับปรุงคุณสมบัติการทำงานร่วมกันเพื่อให้ผู้สร้างหลายคนสามารถทำงานในเอกสารได้ในเวลาเดียวกัน ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์บน OneDrive และดูว่าใครกำลังทำงานอยู่ และแม้แต่รับลิงก์เพื่อส่งไปยังผู้ใช้รายอื่นเพื่อให้เข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

การทำงานร่วมกันเป็นองค์ประกอบสำคัญของการสร้างเอกสารที่ดีในสภาพแวดล้อมการทำงานต่างๆ ไม่เหมือนกับคุณสมบัติอื่น ๆ ส่วนใหญ่ใน ไมโครซอฟต์เวิร์ด เครื่องมือการทำงานร่วมกันค่อนข้างใช้งานยาก อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูการเปลี่ยนแปลงที่บุคคลอื่นทำกับเอกสารได้แบบเรียลไทม์

ทำงานร่วมกันและแชร์เอกสารใน Microsoft Word

มาดูกันว่าคุณจะทำงานร่วมกัน แก้ไข แก้ไขร่วมกัน และแบ่งปันเอกสาร Microsoft Word ได้อย่างไร

1] ก่อนที่คุณจะตั้งค่าการแชร์ไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีโฟลเดอร์ที่แชร์ในบัญชี OneDrive ของคุณ ในทางกลับกัน คุณสามารถใช้ ' สาธารณะ ” ซึ่งมีให้คุณโดยค่าเริ่มต้น

2] หากคุณต้องการบัญชีของคุณเอง ให้เปิด Word แล้วคลิก ไฟล์ ตัวเลือก. ในเมนู File คุณต้องคลิก บันทึกเป็น แล้ว เพิ่ม หน้า ลูกไม้ . 'เพิ่มตำแหน่ง' จะให้ตัวเลือกสำหรับบริการที่คุณอาจต้องการใช้ เช่น SharePoint หรือ OneDrive

3] กรอกหน้าจอเข้าสู่ระบบที่ปรากฏสำหรับตัวเลือกที่คุณเลือก เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ตำแหน่งใหม่จะปรากฏใน Word ภายใต้ตัวเลือก 'บันทึกเป็น' หลังจากบันทึก คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้โดยคลิกที่ ไฟล์ ตัวเลือกแล้ว แบ่งปัน ตัวเลือกและคุณเลือกตัวเลือก แบ่งปันกับผู้คน หรือ ฉัน เชิญผู้คน .

4] ในการเชิญและแชร์ไฟล์ คุณจะต้องป้อนและเพิ่มที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นจึงส่งลิงก์ไปยังไฟล์ของคุณ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเมื่อคุณคลิก แบ่งปัน แล้วเลือก 'รับลิงก์การแชร์' เมื่อคุณป้อนที่อยู่อีเมลแล้ว คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้เพื่อนร่วมงานแก้ไขไฟล์หรือเพียงแค่ดู

5] ถ้าคุณเลือก แก้ไข ตัวเลือก คุณให้สิทธิ์เพื่อนร่วมงานในการแก้ไขเอกสารของคุณ คุณและคนที่คุณแชร์ไฟล์ด้วยสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ อย่างไรก็ตามใน ดู ตัวเลือก อีกฝ่ายไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ทำให้ไฟล์ของคุณปลอดภัย

หน้าต่างป๊อปอัปจะระบุว่ามีคนแก้ไขเอกสารของคุณหรือไม่ และส่วนที่ไฮไลท์จะแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ผู้อื่นทำกับไฟล์ของคุณ

คุณสามารถลบบุคคลได้โดยคลิกขวาที่ชื่อผู้ใช้แล้วเลือกตัวเลือกลบผู้ใช้ ถ้าคุณให้เพื่อนร่วมงานเปลี่ยนไฟล์แล้วเปลี่ยนใจ คุณก็เปลี่ยนสิทธิ์ของพนักงานคนนั้นได้ คลิกขวาที่ชื่อผู้ปฏิบัติงานในรายการ แล้วเลือก 'เปลี่ยนสิทธิ์เป็นสามารถดูได้' คุณยังสามารถใช้วิธีอื่นได้โดยให้สิทธิ์แก่ผู้ปฏิบัติงานในการแก้ไขไฟล์หลังจากที่พวกเขาได้ให้โอกาสในการดูไฟล์แล้ว

เมื่อคุณโพสต์เสร็จแล้ว คุณสามารถคลิก 'X' ที่มุมขวาบนของหน้าจอ

cutepdf windows 10

แหล่งที่มา : ออฟฟิศ.คอม .